Ein funktionierender Workflow in der Technischen Redaktion ohne eine direkte Verbindung zum ERP-System? Dies scheint grundsätzlich möglich, erweist sich in der Praxis jedoch meist als äußerst ineffizient. Oft unterschätzen Unternehmen die Vorteile einer integrierten Lösung. Welche Rolle die Technische Dokumentation und ein entsprechendes Redaktionssystem im Zusammenhang mit dem ERP-System spielen und welche Möglichkeiten sich bei einer Einbindung in den Gesamtablauf ergeben, erläutern wir in diesem Beitrag.

Seit Jahren fügt gds als Fullservice-Anbieter für die Technische Dokumentation zusammen, was zusammengehört: Mithilfe der ERP-Schnittstelle können Anwender die wichtige Verknüpfung von Produktionsabwicklung, Auftragserstellung und Technischer Redaktion schaffen. Es zeigt sich immer wieder: Wenn die Technische Dokumentation als Bestandteil des ERP-Systems verstanden und somit gemeinsam mit dem entsprechenden Redaktionssystem in den Gesamtprozess integriert wird, lassen sich Kosten senken, die Abstimmung verbessern und die Effizienz steigern.

In Zeiten der Digitalisierung von Geschäftsprozessen sollten auch die Technische Dokumentation und dazugehörige Redaktionssysteme nicht von der fortschreitenden Entwicklung unberührt bleiben. Gerade der Dokumentation kommt als gesetzlich vorgeschriebenes Element, das Geräte und Maschinen etwa als Betriebs- und Wartungsanleitungen begleitet, eine wachsende Bedeutung zu. Ganze Fachabteilungen sind mit der Erstellung und Redaktion befasst, häufig jedoch ohne Verbindung zu den anderen Abteilungen. Dabei bietet eine Eingliederung in den Gesamtprozess mithilfe der ERP-Schnittstelle von gds viele Vorteile. Zum Beispiel:

• Kostensenkung

• Geringerer Personaleinsatz

• Bessere Abstimmung von Terminen

• Verfügbarkeit der Dokumente in gewünschtem Maß

• Standardisierte und überprüfbare Workflows

• Hohe Zuverlässigkeit und Qualität von Produktdaten und -informationen

Im ERP-System läuft der Großteil der digitalen Prozesse eines Unternehmens zusammen. Dies beginnt beim Vertrieb, setzt sich fort bei Konstruktion und Produktion, umfasst aber genauso Buchhaltung und Personalthemen. Dass die Technische Dokumentation Teil des Systems sein sollte, liegt auf der Hand. Denn: Ohne die Verbindung müssen beispielsweise Produktdaten telefonisch oder per Mail gesammelt werden. Dies kann zu hohen Fehlerquoten und Latenzzeiten führen. Bei einer integrierten Lösung hingegen haben die Redakteure Zugriff auf alle benötigten Informationen, ohne den Umweg über einen Experten wählen zu müssen, der wiederum selbst aus seinem eigentlichen Arbeitsprozess gerissen wird.

Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die Verknüpfung der Technischen Dokumentation mit den Daten über Produktion und Aufträge. Wenn ein Kundenauftrag durch den Vertrieb definiert wird und festgelegt ist, mit welcher Ausstattung das Produkt vertrieben wird, können auf Grundlage dessen die Dokumentationen mit allen relevanten Elementen in der richtigen Sprache und Publikationsform bereitgestellt werden. Damit ist der Vertrieb jederzeit mit den nötigen Materialien versorgt, ohne sie zusätzlich anfragen zu müssen.

Aber nicht nur der Vertrieb, auch die Technische Redaktion profitiert. Ein direkter Zugriff auf jegliche Informationen des ERP-Systems, also auch für die Dokumentation relevante Elemente, ist möglich. Dazu gehören:

• Betriebsanleitungen

• Wartungsanleitungen

• Ersatzteilkataloge

• Stromlaufpläne

• Aufstellungspläne

• Anlagenschemen

DOKUMENTENSTATUS SORGT FÜR KLARHEIT

Ein Pluspunkt aus Sicht der Technischen Redakteure ist ebenso, wenn sie den Dokumentenstatus eines Produktes einsehen können. Dieser gibt an, ob ein Produkt bereits über eine fertige Technische Dokumentation verfügt oder eine solche noch erstellt werden muss bzw. in welchen Sprachen die Dokumentation vorliegt. Das steigert die Effizienz, da bereits am Anfangspunkt des Lebenszyklus eines Produktes (PLM) die Weichen für einen reibungslosen Ablauf gestellt werden. Die Technischen Redakteure können systemgestützt Arbeitsvorratslisten erzeugen und Technische Dokumentationen produktbegleitend entwickeln. Mit der Auftrags- und Produktdefinition beginnt somit eine konstruktive sowie produktionsseitige Abwicklung.

Zudem kann eine fertige Technische Dokumentation zum Datensatz hinterlegt werden, sodass direkt auf sie zugegriffen werden kann. Damit entsteht ein integriertes Wissensmanagement, das letztlich Grundlage für effiziente Betriebsabläufe und Handlungsweisen ist. Mit der ERP-Schnittstelle bietet die gds GmbH von Anbeginn ein System, das all diese Vorteile im Praxistest unter Beweis stellt.