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docuglobe Redaktionssystem

»Wussten Sie eigentlich, dass Sie mit dem Redaktionssystem docuglobe Ihre Dokumente in eine Cloud laden können?«

Christian Paul | Product Manager docuglobe
Christian Paul | Product Manager docuglobe

Senkung der Kosten, Steigerung der Produktivität und nachhaltige Qualität

Abhilfe durch docuglobe

Der Einsatz des Redaktionssystems docuglobe ist überall dort sinnvoll, wo die Erstellung eines Dokuments auf folgender Vorgehensweise basiert:

"Suchen" nach einem ähnlichen Dokument, welches als Vorlage dienen könnte → "Öffnen" des Dokuments → "Speichern unter".

Dass durch diese Vorgehensweise unstrukturierte und nicht mehr zu überblickende Mengen an redundanten Daten bzw. Inhalten entstehen, ist unvermeidbar.

Ein weiteres Problem bei dieser Vorgehensweise bilden die sogenannten "Kopierfehler".

Erfahrungen in vielen Unternehmen haben gezeigt, dass docuglobe in unterschiedlichsten Bereichen zu wesentlich strafferen und sichereren Prozessen führt – und damit zu einer deutlichen Senkung Ihrer allgemeinen Kosten.

Dies wird Ihnen von unseren Kunden jederzeit bestätigt.

... erfahren Sie noch mehr über das Redaktionssystem docuglobe im Interview mit Christian Paul, dem Leiter der Softwareentwicklung und dem Vertriebsbeauftragten Matthias Ettischer:

Grundsätzliches zum Redaktionssystem docuglobe und dessen Entstehungsgeschichte können Sie übrigens auch auf Wikipedia nachlesen ...

Verschiedenste Einsatzbereiche

Über die ursprüngliche Nutzung in der "Technischen Dokumentation" hinaus, hat sich das Component Content Management System (CCMS) docuglobe inzwischen viele weitere Einsatzbereiche erschlossen:

  • Konstruktion, F&E (z. B. für Konzept- oder Projektdokumentation)
  • Qualitätsmanagement (z. B. für Arbeits-, Verfahrens-, Prüfanweisungen)
  • Vertrieb und Marketing (z. B. für die Angebotserstellung, Produktbeschreibungen, Präsentationen)
  • IT/EDV (z. B. für Anwender- oder Administratorendokumentationen)
  • Service (z. B. für Schulungsunterlagen, Service-Informationen, Schulungspräsentationen)
  • Personal (z. B. für Stellenbeschreibungen und -ausschreibungen)

 
Weitere Einsatzbereiche sind z. B. das Bau-, Rechts- und Vertragswesen oder die Projekt- und Konzeptdokumentation.

docuglobe – Das Redaktionssystem für MS Word

Und so arbeitet docuglobe, das Redaktionssystem für MS Word: Die Strategie heißt "datenbankgestütztes Modularisieren, Standardisieren und Strukturieren"

Die Strategie heißt "datenbankgestütztes Modularisieren, Standardisieren und Strukturieren". Genau diesen Ansatz verfolgt das Redaktionssystem docuglobe.

Dokumente bestehen aus einzelnen Informationsmodulen, die mit Microsoft Word erstellt werden. Die Größe eines Informationsmoduls ist beliebig.

Die Informationsmodule werden in einer Baumstruktur (ähnlich dem Microsoft Datei-Explorer) abgebildet und in einer Datenbank verwaltet.

Weiterhin können beliebige Dateiformate (Fremddateien) modular verwaltet werden, um damit z. B. Anhänge an Dokumente anzufügen sowie Grafiken zu verwalten.

Ein Dokument besteht aus einer Liste verlinkter Informationsmodule und Fremddateien (Stücklistenprinzip). Wird ein Dokument generiert, übernimmt docuglobe die Gliederung, erzeugt das Layout und fügt die Grafiken und Anhänge ein.

Das Redaktionssystem docuglobe kann sowohl als Client Server System als auch als Webvariante (SaaS) betrieben werden.

Durch die Sprachverwaltung wird das Verwalten von Dokumenten in unterschiedlichen Sprachen einfach und effizient. Einmal übersetzte Inhalte werden im Redaktionssystem immer wieder verwendet.

Die Publikation kann medienübergreifend erfolgen. Z. B. als PDF-Datei, Onlinehilfe, auf Tablets oder Smartphones, als MS Word-Dokument, HTML5-Website, iiRDS-Export, als easybrowse-Export für das Content Delivery Portal oder XML-Datei.

Weitere Besonderheit von docuglobe ist die modularisierte Bearbeitung und Verwaltung von MS PowerPoint-Präsentationen. So ist jede Folie nur einmal vorhanden und kann in beliebig vielen Präsentationen verwendet werden.

Übersetzungen direkt aus docuglobe beauftragen

Mit docuglobe können Sie Übersetzungen direkt aus dem Redaktionssystem anfragen oder beauftragen. Sparen Sie sich die Zeit, E-Mails zu Ihrem Übersetzer zu versenden und haben Sie jederzeit den Status Ihrer Übersetzungsaufträge im Blick.

Somit können Sie mit docuglobe sofort von der direkte Anbindung an das gds-Kundenportal profitieren, Liefertermine definieren und den Status Ihrer Übersetzungen online einsehen.


Der Übersetzungsworkflow in docuglobe

docuglobe für Projekt- und Anlagendokumentation

Speziell für die Projekt- und Anlagendokumentation verfügt das Redaktionssystem docuglobe über ein Softwaremodul, welches das Zusammenstellen und Konfektionieren der Dokumente unterstützt und dabei wesentliche Arbeitsschritte automatisiert.

Projekt- und Anlagendokumentationen setzen sich in der Regel aus unterschiedlichsten Informationen zusammen:

  • selbst geschriebene Dokumente (docuglobe-Dokumente)
  • Konstruktionsunterlagen (Zeichnungen, Pläne etc.)
  • Zulieferdokumentationen
  • sonstige Papiere (Zertifikate, Protokolle etc.)

Mit dem Softwaremodul "Projekt- und Anlagendokumentation" können Sie mit docuglobe Dokumentationen beliebigen Umfangs zusammenstellen.

Wie in einem virtuellen Regal setzt sich das Gesamtdokument aus einer Struktur von Ordnern und Registern zusammen. In diesen befinden sich dann die eigentlichen Unterlagen.

Bei der Zusammenstellung überwacht das Redaktionssystem automatisch den "Füllstand" eines Ordners und teilt dem Anwender mit, wenn ein neuer Ordner eingefügt werden muss, damit die virtuellen Ordner auch später den echten Ringordnern entsprechen.

Bei der Publikation erzeugt docuglobe automatisch eine Datenstruktur für einen selbst-startenden Datenträger (CD, USB-Stick usw.) inklusive Navigationsmenüs. docuglobe unterstützt das standardisierte iiRDS-Format. Es wird für den Austausch mit easybrowse verwendet, kann aber auch für beliebige Drittsysteme genutzt werden.
Darüber hinaus werden sämtliche für den Druck notwendige Layouts automatisch erzeugt. Dazu gehören neben den Dokumenten selbst die Inhaltsverzeichnisse, Ordnerrückenschilder und Deckblätter. Die Publikationsstrecke von easybrowse erlaubt darüber hinaus, den oben beschriebenen Funktionsumfang für die mobile Dokumentation abzubilden. Auch hierfür unterstützt das Redaktionssystem docuglobe iiRDS.

So automatisieren und optimieren Sie sämtliche Prozesse bei der Erstellung und Verwaltung Ihrer Projekt- und Anlagendokumentation.

Keine Angst vor großen Redaktionssystemen

Es ist ein Irrtum, dass Redaktionssysteme sich nur für große Unternehmen lohnen. Durch die Investition in ein Redaktionssystem lassen sich viel Zeit, Geld und Nerven sparen, auch für kleinere Betriebe.

Egal, wie groß Ihre Firma ist, wir bieten Ihnen den idealen Einstieg in die modulare, professionelle Dokumentationserstellung.

Mit docuglobe complete bieten wir beispielsweise eine Lösung für kleinere Betriebe mit dem gleichen Funktionsumfang wie docuglobe. So können Sie mit unseren professionellen und markterprobten Standardtools wachsen - ohne Einschränkungen, ohne Kompromisse.

Sprechen Sie uns an!

Webinare, Seminare und Workshops

Sie möchten mehr zu diesen Themen erfahren? Nutzen Sie unsere kostenlosen Webinare sowie Seminare und Workshops zum Thema: 

Webinare

Die 60-minütigen Webinare sind gebührenfrei. Die Anmeldung muss mindestens 15 Minuten vor Beginn erfolgen.

Unser Tipp:
Sollten Sie zum Webinartermin keine Zeit haben – melden Sie sich trotzdem an. Sie erhalten die Aufzeichnung des Webinars nach der Veranstaltung und können es sich dann in Ruhe anschauen, wenn es bei Ihnen zeitlich passt.

 

Seminare und workshops

Sie können aus einer Vielzahl an Seminarthemen und Workshops rund um das Redaktionssystem docuglobe sowie zu unseren weiteren Systemen und Leistungen wählen.

Selbstverständlich bieten wir Ihnen auch individuelle, speziell auf Ihren Bedarf abgestimmte Inhalte an – lassen Sie sich gerne von uns beraten.

gds und Ovidius sind Microsoft Gold Partner Microsoft Gold Application Development Partner

Autorenunterstützung in docuglobe –
kontrollierte Sprache und Terminologie in einem mit authordesk

Minimieren Sie Verständnisfehler und Übersetzungskosten in der Technischen Dokumentation. Standardsätze und festgelegte Terme werden Ihnen während des Editierens vom System automatisch vorgeschlagen.

authordesk kann als eigenständiges System oder vollständig in das Redaktionssystem docuglobe integriert betrieben werden.

Ihr Nutzen

  • Ihre Dokumente bestehen aus einheitlicher Terminologie und Satzbauten
  • Sie minimieren Ihre Übersetzungskosten
  • Durch die unscharfe Suche finden Sie Terme und Sätze trotz Schreibfehlern, Tipp- oder Trennungsfehlern – inhaltlich verwandte Begriffe werden weiterhin problemlos gefunden.

Gesteigerte Qualität durch Standardisierung

Immer und immer wieder werden in der technischen Redaktion zahlreiche quellsprachige Textvarianten für ein und denselben Sachverhalt erstellt, die dann auch noch in zahlreiche Sprachen übersetzt werden. Ein Beispiel macht dies deutlich:
  • Das Gerät am Hauptschalter einschalten

  • Schalten Sie das Gerät am Hauptschalter ein

  • Schalten Sie über den Hauptschalter das Gerät ein

  • Mit dem Hauptschalter das Gerät einschalten

Dieses Beispiel könnte man beliebig fortsetzen. Durch die Autorenunterstützung authordesk haben Sie die Möglichkeit, die Effizienz bei der Texterstellung deutlich zu steigern. Die Standardisierung von Inhalten führt zu einer einheitlichen Schreibweise und somit zu Dokumenten "aus einem Guss".

Während des Schreibens schlägt Ihnen authordesk ganze Sätze oder einzelne Terme vor, die Sie einfach per Klick in Ihr Dokument übernehmen können. Sie erhöhen die Wiederverwendung von Sätzen und damit die Qualität Ihrer Texte, denn auch nicht gültige Sätze oder Terme werden angezeigt und können einfach ersetzt werden. Die Vorschläge können dem Autor in Echtzeit angezeigt werden oder alternativ kann über einen Batch-Prozess das gesamte Dokument überprüft werden.

Sie haben Fragen zu authordesk?

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Hinweis:
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf dieser Website die Sprachform des generischen Maskulinums angewandt. Diese Form soll grundsätzlich geschlechtsunabhängig verstanden werden.