Redaktionssystem/CCMS – XR
Sie möchten ein Redaktionssystem einführen und benötigen Unterstützung bei der Entscheidung?
Dann nehmen Sie sich Zeit für die Aufzeichnung des Vortrags "Vom Chaos zur Struktur – Erfolgreiche Einführung eines Redaktionssystems" von Tobias Kreimann, Product Manager ECMS bei der gds GmbH, gehalten im Rahmen des DERCOM-Tracks der tekom Jahrestagung 2024.
Keine Lust zu lesen?
Hier geht's zur YouTube-Playlist von XR mit vielen interessanten Einblicken.
XR
Ihr XML-Redaktionssystem für die Technische Dokumentation
Damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können, und zwar das Erstellen von Inhalten, unterstützt Sie XR bei der Arbeit mit sinnvollen Funktionen.
Gemäß unserem Credo: Aus der Praxis für die Praxis.
Einfach arbeiten
Authoring
Mit der kontextbezogenen Benutzeroberfläche erstellen Sie Inhalte in der Ansicht, die Ihnen gefällt – von WYSIWYG bis zu reinem XML.
Der interne Editor XMAX stellt Ihnen beim Arbeiten die Funktionen zur Verfügung, die im aktuellen Kontext möglich und für den jeweiligen Nutzer erlaubt sind. So können Sie Inhalte direkt in XR erstellen und einfach editieren. Die integrierte Autorenunterstützung gibt Ihnen die Sicherheit Ihre Firmenterminologie immer im Fokus zu behalten.
Und sollte Ihnen das nicht ausreichen, können Sie einfach Ihren gewohnten XML-Editor weiter nutzen wie beispielsweise XMetaL, Framemaker oder Oxygen.
Ein Dokument, viele Sprachen - in XR kein Problem
Übersetzungsmanagement
Als Übersetzungsdienstleister kennen wir alle Fallstricke, die Sie erwarten können und haben diese Erfahrungen in die Entwicklung von XR einfließen lassen. Um Ihren Übersetzungsprozess so effizient wie möglich zu gestalten, stehen Ihnen viele Funktionen zur Verfügung, die Ihnen die Arbeit deutlich erleichtern:
• Übersichtliche Darstellung von übersetzten-/nicht übersetzten-Inhalten
• Schnittstelle zu allen Translation Memory System wie z. B. Trados
• Export als Standard COTI-Paket
• Terminologie Pflege über TBX oder Excel
Selbst Dokumente in komplexen Sprachen wie z. B. Arabisch oder Japanisch können in XR erstellt und verwaltet werden.
Mehrsprachige Dokumente erstellen Sie in XR einfach auf Knopfdruck. Sie erstellen das Dokument und für die Publikation wählen Sie nur noch die gewünschten Sprachen aus, den Rest erledigt XR für Sie!
strikte Trennung von Layout, Inhalt und Struktur
Multi Channel Publishing
Der große Vorteil von XML-Redaktionssystemen ist die strikte Trennung von Layout, Inhalt und Struktur. Somit sind Sie völlig flexibel, was die Ausgabe in unterschiedlichen Formaten angeht.
Auf Knopfdruck generieren Sie PDF, HTML5, iiRDS oder Word-Dateien in Ihrem Corporate Design. Und wenn Sie ein weiteres Layout benötigen, können Sie das mit wenigen Handgriffen selbst bewerkstelligen.
Aber damit nicht genug. Wenn Inhalte nicht mehr nur als PDF vorliegen sollen, sondern zielgruppengerecht verteilt werden müssen, bietet XR die integrierte Anbindung an unser Content Delivery Portal easybrowse.
verwalten Sie die Vielzahl Ihrer Produktvarianten auf Knopfdruck
Varianten
Durch die Wiederverwendung von Inhalten, müssen Sie nicht mehr Ihren gesamten Datenbestand durchsuchen, um Änderungen vorzunehmen. Ändern Sie ganz einfach den Inhalt an einer Stelle und alle Dokumente, die diesen Inhalt wiederverwenden, werden automatisch aktualisiert.
Die technischen Daten Ihrer Produkte werden als Variablen hinterlegt und können für jedes Produkt individuell aktualisiert werden.
Statten Sie Ihre Dokumente mit Gültigkeiten aus, dann steht Ihnen in puncto Flexibilität nichts mehr im Wege. Über eine Maximalzusammenstellung der Inhalte können Sie dann über Filter Ihre gewünschte Dokumentenvariante publizieren oder als Einzeldokumente ableiten.
Verwalten Sie alle Arten von Mediendaten in Ihrem Redaktionssystem
Medien verwalten
Dokumentationen bestehen nicht nur aus Texten, sondern beinhalten meist auch Grafiken, Animationen, PDFs und weitere Dateiformate. Die Verwaltung dieser Formate können Sie direkt in XR vornehmen.
Durch das Ergänzen von Metadaten behalten Sie auch bei Tausenden von Dateien stets den Überblick – einfach, schnell, effizient.
Vereinfachte und Nachverfolgbare Genehmigungsprozesse
Prüfen und freigeben
Mit XR erhalten Sie unser Prüf- und Freigabetool reviewhub.
Es ermöglicht das webbasierte Prüfen und Freigeben von iiRDS- und XML-Formaten, bietet einfache Rechte- und Nutzerverwaltung, Volltextsuche, flexible Filter sowie kollaborative Kommentierung mit vollständiger Änderungsverfolgung.
Effizient schreiben, einheitlich dokumentieren
Autorenunterstützung
Die gds Autorenunterstützung unterstützt Sie direkt beim Schreiben: Terminologie, Satzbau, Rechtschreibung und Stil werden in Echtzeit geprüft.
Standardisierte Inhalte sorgen für verständliche, einheitliche Dokumente und reduzieren Übersetzungskosten deutlich. So steigern Sie die Effizienz Ihrer Redaktion und erstellen Dokumentationen aus einem Guss – vollständig integriert in XR.
»XR ist ein XML Redaktionssystem, das Sie selbst ohne XML Kenntnisse nutzen können - einfach, intuitiv und aufgeräumt.«
XR/aviation
XR/aviation ist die Branchenlösung für die Luftfahrt
Die zentralen Erfordernisse in diesem Bereich sind die Erfüllung höchster regulatorischer Anforderungen und Sicherheitsstandards – XR/aviation erfüllt genau diese Kriterien. Der Fokus liegt auf der Erstellung von Operations Manuals und der Auszeichnung von Varianteninformationen, die die flugzeugspezifische Nutzung der Information durch Cockpit und Kabinenpersonal ermöglichen.
Weitere elementare Funktionen sind das Berechnen und das Anzeigen von Änderungsgründen. Aufsichtsbehörden können Änderungen zuverlässig nachvollziehen, so dass Prüfungen und Genehmigungen von Dokumenten beschleunigt werden können. Die Informationsstruktur basiert auf einer DTD, die für die Anforderungen von Luftfahrtunternehmen optimiert ist. Herstellerinformationen können in den Herstellerformaten (PDF, XML) eingebunden und genutzt werden.
XR/aviation unterstützt den Approval Prozess durch die automatisierte Generierung von Transmittal Letters und Change Descriptions zur Vorlage bei Genehmigungsbehörden. Der zusätzlich enthaltene Compliance Assistant unterstützt Sie bei der Auszeichnung und Überprüfung EASA-regulierungsrelevanter Inhalte.
XR/aviation wird in einer Basisversion ausgeliefert, mit der Sie nach wenigen prozess-spezifischen Konfigurationsschritten unmittelbar arbeiten können.
Webinare, Seminare und Workshops
Sie möchten mehr zu diesen Themen erfahren? Nutzen Sie unsere kostenlosen Webinare sowie Seminare und Workshops zum Thema:
Die 60-minütigen Webinare sind gebührenfrei. Die Anmeldung muss mindestens 15 Minuten vor Beginn erfolgen.
Unser Tipp:
Sollten Sie zum Webinartermin keine Zeit haben – melden Sie sich trotzdem an. Sie erhalten die Aufzeichnung des Webinars nach der Veranstaltung und können es sich dann in Ruhe anschauen, wenn es bei Ihnen zeitlich passt.
Sie können aus einer Vielzahl an Seminarthemen und Workshops rund um das Redaktionssystem XR sowie zu unseren weiteren Systemen und Leistungen wählen.
Selbstverständlich bieten wir Ihnen auch individuelle, speziell auf Ihren Bedarf abgestimmte Inhalte an – lassen Sie sich gerne von uns beraten.
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CMS: Lohnt sich die Einführung in der technischen Dokumentation wirklich?
In der technischen Dokumentation arbeiten viele Unternehmen noch immer gern mit dem klassischen Textverarbeitungsprogramm. Die wichtigsten Funktionen sind hier bekannt, sodass auch für neue Mitarbeiter lange Einarbeitungszeiten entfallen. Doch es gibt einen Haken: Die Textverarbeitungsprogramme stoßen bei den für die technische Dokumentation typischen Dateigrößen sowie der Versionierung tendenziell schnell an ihre Grenze, sodass eine andere Lösung zwingend erforderlich ist. Hierbei kann es sich um ein eigenes Redaktionssystem handeln. Ein gutes CMS zeichnet sich hier durch intuitive Bedienung, Transparenz und Übersichtlichkeit aus.Welche Aufgaben übernimmt ein CMS in der technischen Dokumentation?
Die Investition in ein gutes CMS lohnt sich für Unternehmen für die technische Dokumentation vor allem aufgrund der Funktionsvielfalt in vielen Fällen. Eine Herausforderung der technischen Dokumentation ist die hohe Fehleranfälligkeit, die zudem auf einen hohen Aufwand trifft. Gerade bei letzterem kann ein CMS die Übersicht verbessern. Das Redaktionssystem macht es nicht nur möglich, die technische Dokumentation zu erfassen, sondern sorgt auch dafür, dass diese richtig verwaltet und versioniert wird. Außerdem trägt es zur Qualitätssicherung bei und unterstützt eine sichere Ausgabe der Dokumentationen. Zudem kann das CMS als Grundlage für die sich anschließende Übersetzungsarbeit genutzt werden.Machen Sie sich die Vorteile eines guten CMS zunutze
Damit Sie von einem CMS profitieren können, ist es wichtig, dass es zu Ihnen passt und insbesondere die bereitstehenden Funktionen auf Ihren Bedarf abgestimmt werden. So sollten Sie darauf achten, dass Ihre Mitarbeiter intuitiv und selbstständig damit arbeiten können. Nur dann trägt es zu einer reibungslosen und qualitativ hochwertigen technischen Dokumentation bei. Sie möchten mehr erfahren oder sind auf der Suche nach einem guten CMS? Dann sind Sie bei gds richtig. Wir informieren Sie gern umfassend!Weitere Fragen zum CCMS
Wenn Sie noch Fragen zum CMS haben, ist es in jedem Fall ratsam, einen Blick in unser FAQ zu werfen. Wir fassen das Wichtigste zusammen.Was ist ein CCMS eigentlich?
Ein CCMS – Component Content Management System – ist eine spezialisierte Form eines Content-Management-Systems, das Inhalte nicht als Ganzes, sondern in modularen Einheiten verwaltet. Statt komplette Dokumente zu speichern, zerlegt ein CCMS Texte in kleinere, wiederverwendbare Bausteine. Diese sogenannten Content-Komponenten können strukturiert gepflegt, mehrfach genutzt und gezielt veröffentlicht werden. So lassen sich komplexe Dokumentationsprozesse effizient, konsistent und transparent steuern.Für wen eignet sich ein gutes CCMS?
Ein CCMS ist besonders sinnvoll für Unternehmen, die regelmäßig technische Inhalte erstellen, pflegen und in mehreren Sprachen oder Varianten veröffentlichen. Dazu gehören Hersteller komplexer Maschinen, Anlagen oder technischer Produkte – also überall dort, wo Dokumentation ein strategischer Bestandteil des Produktlebenszyklus ist. Dank der Modularisierung und klarer Strukturen können Redakteure Inhalte einfacher verwalten, wiederverwenden und schneller aktualisieren.Worauf muss bei einem CCMS geachtet werden?
Beim Einsatz eines CCMS kommt es auf mehr an als nur auf Funktionen. Entscheidend ist die Benutzerfreundlichkeit, damit Redakteure Inhalte intuitiv pflegen können.Ebenso wichtig sind:
- Flexible Metadatenstruktur für gezieltes Wiederfinden und Filtern,
- Integration mit Übersetzungssystemen,
- Ausgabevielfalt für verschiedene Medien und Formate.
Ein gutes CCMS wächst mit den Anforderungen – von der klassischen Dokumentation bis hin zu dynamischen Informationsportalen.