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  • Digital Only Concept

The "Digital Only Concept"

“Join gds on the way to digital documentation.“

Jan Grüter | Product Manager Content Delivery

How it is possible to be legally compliant and secure with a paperless operating manual.

Objective

  • Save costs by publishing your operating manual in digital form only

  • Increased flexibility regarding the operating manual’s completion date (time span between packaging and commissioning)

  • Compliance with all legally relevant requirements

Preparation

Assessment and interpretation of relevant directives and standards, such as

  • Machinery Directive (2006/42/EC)

  • DIN EN 82079-1 Preparation of instructions for use

  • DIN EN 60204-1 Safety for Machinery

  • DIN EN ISO 20607 CE compliant operating manuals for machinery

  • Draft of the new Machinery Ordinance, as of April 22, 2021

IMPLEMENTATION

1

Research of relevant directives and standards

Machine directive

2

Development of generally valid “transport instructions”

Transport instructions

Printed for device

  • Standardized for all device types

  • 3 pages per language

  • All legal and safety information as well as description of the activities for the transport life cycle phase

  • Delivery as a printed, multilingual document (relevant languages) on the device packaging or accompanying documents

3

Development of a generally valid “excerpt from the original operating manual”

Excerpt from an original operating manual

Printed for device

  • Standardized for all device types

  • 4 pages per language

  • All legal and safety-related instructions

  • Explanation of the life cycle phases with the activities and qualifications of the operating or specialist personnel required for this purpose

  • Delivery as a printed, multilingual document (relevant languages) with the devices

4

Calling up the operating instructions via easybrowse

Product Compliance - professionelle Begleitung beim Markteintritt Ihrer Produkte (ce-support))
  • Intuitive information and publishing platform

  • Customized and targeted access

  • Extensive search and filter features

  • Contents are available in online or offline form

  • Consideration of user behavior, from creation of favorites all the way to feedback options

  • Via browser or app

Of course, the use of an existing portal is also possible.

5

Evaluation of the process in a risk assessment

Evaluation of the process in a risk assessment (German)

The risk assessment serves as evidence regarding the assessment of risks arising from the implementation of the “Digital Only Concept”.

Excerpt from the risk assessment:

“CONCLUSION

With regard to the requirements from relevant directives and standards as well as the user requirements, this risk assessment documents a procedure for the corresponding fulfillment of the same.

This fulfillment optimizes the publication of technical documentation beyond the requirements pursuant to product accompanying documentation and, in this particular case, the operating manual in digital form.

Depending on the life cycle phase, information containing safety and target group related content is available in a form relevant to the target group.

In addition, the process optimizes the provision of technical documentation in both an economic and a significant ecological sense.”

Webinars, Seminars and workshops

You want to learn more about this topic? Take advantage of our free webinars as of our seminars and workshops on this topic: 

WEBINARS

The 60-minute webinars are free of charge. Please register at least 15 minutes beforehand.

Our tip: 
If you don't have time for the webinar - just register anyway. You will receive a recording of the webinar after the event.

Please note that our webinars are held in German. 

 

June 03, 2022, 10:00 a.m. | Die neue Doku-Norm 82079 und deren Anwendung im Redaktionssystem

Die DIN EN IEC/IEEE 82079-2:2021-09 befasst sich mit der Erstellung von Nutzungsinformationen (Gebrauchsanleitungen) für Produkte. In diesem Webinar geht es um die Anwendung bzw. Umsetzung dieser Norm im Redaktionssystem docuglobe.

Nach einer kurzen Gegenüberstellung der DIN EN 82079-1:2013-06 und DIN EN IEC/IEEE 82079-1:2021-09 werden folgende Themen behandelt:

  • Erstellung zielgruppengerechter Nutzungsinformationen (z. B. geschultes Personal, ungeschultes Personal)

  • Erstellung von Nutzungsinformationen nach dem Produktlebenszyklus (z. B. Wartungsanleitung, Störungsbehebung, Montageanleitung, Technisches Datenblatt etc.)

  • Zentrale Verwaltung von Sicherheitshinweise und deren Einbindung in die Nutzungsinformationen

  • Bereitstellung von Nutzungsinformationen in digitaler Form (Publikationsmöglichkeiten, Einbindung von Videos)

Anschließend haben Sie per Chat die Möglichkeit, Fragen an uns zu richten.

Ihre Referentin:
Anna-Lotte Wienstroer | Technische Redakteurin | gds GmbH

June 17, 2022, 10:00 a.m. | Die Übersetzungsindustrie im Wandel der Zeit

Von Büchern über Radio, Film und Fachliteratur: in Zeiten der Globalisierung setzen wir voraus, Zugang zu allen Informationen in unserer eigenen Sprache zu haben. Übersetzungen ermöglichen nicht nur Kommunikation und Verständnis – sie verbinden eine globale Welt.

In diesem Zusammenhang werden folgende Fragen beantwortet:

  • Welche Meilensteine in der Geschichte machten dies möglich?
  • Wie wird in der globalen Übersetzungsindustrie, die sich ständig weiterentwickelt, eine hohe Qualität gewährleistet?
  • Was bedeuten die immer wichtiger werdenden neuronalen Maschinen für die Zukunft des Übersetzungsprozesses?

Anschließend haben Sie per Chat die Möglichkeit, Fragen an uns zu richten.

  

Ihre Referentinnen:
Jana Depta | Projektbearbeiterin | gds Sprachenwelt GmbH
Tanja Contreras Gonzalez | Projektbearbeiterin | gds Sprachenwelt GmbH

June, 27, 2022, 10:00 a.m. | CE-Sprechtage der IHK Nord Westfalen (online)

Die CE-Kennzeichnung gewährleistet den freien Verkehr von Waren und Dienstleistungen im europäischen Wirtschaftsraum (EU + Island, Liechtenstein und Norwegen). Dieses Zeichen signalisiert, dass Ihr Produkt geprüft wurde und alle EU-weit gültigen Anforderungen an Sicherheit, Gesundheitsschutz und Umweltschutz erfüllt.

Um auf Ihrem Produkt eine CE-Kennzeichnung anbringen zu dürfen, müssen Sie eine technische Dokumentation vorlegen, die beweist, dass Ihr Produkt alle EU-weit geltenden Anforderungen erfüllt. Als Hersteller des Produkts sind Sie allein für die Erklärung der Konformität mit allen Anforderungen verpflichtet.

Trägt Ihr Produkt bereits die CE-Kennzeichnung, müssen Sie gegebenenfalls Ihren Händlern und/oder Importeuren alle erforderlichen Unterlagen zu dieser Kennzeichnung vorlegen.

Bei den CE-Sprechtagen der IHK Nord Westfalen haben Sie in der Zeit von 10:00 - 12:00 Uhr und 13:00 - 14:00 Uhr die Möglichkeit, sich in halbstündigen kostenfreien Einzelgesprächen mit unserem CE-Experten Ludger Bruns, rund um Ihre CE-Fragen beraten zu lassen. 

Unter anderem können folgende Aspekte thematisiert werden:

  • Anwendung von Richtlinien und Normen im CE-Prozess
  • Hersteller und Betreiber: Abgrenzung der Maschinenrichtlinie von der Betriebssicherheitsverordnung
  • Konformitätsbewertung – der Weg zu CE
  • Konformitäts- oder Einbauerklärung? … vollständige und unvollständige Maschinen
  • Wesentliche Änderung: CE nach Umbau von Maschinen?
  • Papier oder digital? Die CE-konforme Betriebsanleitung
  • CE und Verpackungsgesetz
  • CE für Importprodukte: Wer muss wofür Konformität gewährleisten?
  • Produkte für den Weltmarkt: CE für die EU … und was verlangen China, Russland, USA etc.?

  

Ihr Experte:
Ludger Bruns | Leiter Service Consulting | CMSE® – Certified Machinery Safety Expert, Certified PCO | gds GmbH

Veranstalter:
IHK Nord Westfalen
Sentmaringer Weg 61
48151 Münster

 

SEMINARS AND WORKSHOPS

All seminars take place from 9:30 am to 4:00 pm. The registration fee is €380 plus VAT per person and includes beverages and a joint lunch.

The minimum number of participants is 5 persons. Please register by emailing This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. specifying your name, your company, the name of the seminar, its location and date.

Please note that our seminars are currently only available in German.

You can choose from a variety of seminar topics and workshops related to the Digital Only Concept as well as to our other systems and services.

Of course, we also offer individual content tailored specifically to your needs - feel free to contact us for advice:

We make every effort to implement in-person training sessions as requested even as the coronavirus incidence rates are currently very high. To this end, we strictly follow the specifications set out by the relevant Federal States where the event is to take place.

Inside the training facilities, no masks need to be worn if a minimum distance of 1.5 meters can be maintained. Unless this is possible, a mask is required to be worn even during the training session.

If in-person training is not possible, various platforms are available for online training such as Teams, Skype for Business, Teamviewer, GoToWebinar or GoToMeeting.

It is also possible to schedule training sessions at short notice – please feel free to contact us.

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