Das moderne Redaktionssystem auf XML-Basis bietet für die Technische Dokumentation zahlreiche Vorteile. Diese liegen allerdings nicht nur im Bereich einer besseren User Experience, indem sich die fertigen Dokumente beispielsweise per Mausklick individuell an die Nutzerbedürfnisse anpassen lassen. Bereits bei der Erstellung der Dokumentationen profitieren die zuständigen Redakteure durch viele weitere Möglichkeiten, den Arbeitsaufwand signifikant zu senken. Ein entscheidender Bereich dabei: das Freigabemanagement.

Die Bedeutung des Freigabemanagements nimmt für die Technische Dokumentation zu. Im Rahmen der Globalisierung gehören standortübergreifende Fertigungsprozesse inzwischen zum Alltag. Gerade bei komplexen Anlagen und Maschinen gerät die Abstimmung der unterschiedlichen Technischen Redaktionen nun in den Blickpunkt: Wie können die verschiedenen Akteure ihre Anmerkungen effizient in den gemeinsamen Diskurs einbringen, ohne dass die Freigabe im Chaos endet? Ein unstrukturierter Review-Prozess birgt letztlich nicht nur Fehlerpotenzial, sondern kostet auch unnötig Zeit – und gerade in der globalisierten Wirtschaft lastet der Druck auf den Unternehmen. Denn: Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Time-to-Market-Zyklen so kurz wie möglich gestaltet werden.

DIE TECHNISCHE DOKUMENTATION EFFIZIENT FREIGEBEN

Wie lässt sich der Herausforderung begegnen, dass standortübergreifende Freigabeprozesse einerseits zunehmen und andererseits das Freigabemanagement unter zeitlichen Gesichtspunkten mehr Effizienz aufweisen muss? Um eine Technische Dokumentation getreu dieser Vorgaben zu erstellen, bedarf es mehr als nur eines entsprechenden Redaktionssystems. Vielmehr sollten die beteiligten Akteure auf eine passende Speziallösung setzen, die die Funktionen des Redaktionssystems ergänzt. Eine solche Lösung ist das Web-Tool ARC-Desk von der gds-Gruppe. Das Review-Werkzeug ermöglicht es, dass sowohl alle beteiligten Redakteure als auch relevante Entscheider anderer Unternehmensbereiche in das Freigabemanagement einbezogen werden. Darüber hinaus kann es je nach individueller Anforderung an die Technische Dokumentation auch wünschenswert sein, dass die Endanwender zumindest zeitweise die Möglichkeit haben, ebenfalls Änderungswünsche über das Review-Tool an die zuständige Redaktion zu senden.

Lösungen wie ARC-Desk erfüllen neben diesen strukturellen Aspekten weitere grundlegende Funktionalitäten:

• Die Lösung ist als externes Portal konzipiert, auf dem die Technische Dokumentation hochgeladen wird. Dadurch ist es verschiedenen Nutzern an unterschiedlichen Standorten möglich, zeitgleich im selben Dokument zu arbeiten.
• Zudem können die User an jedem beliebigen Element des Dokuments, sei es ein Wort, ein Absatz oder auch eine Grafik, Änderungswünsche und Kommentare anfügen.
• Nutzer können Kommentare und Änderungswünsche diskutieren und genehmigen oder ablehnen.
• Ein Berechtigungssystem unterscheidet zwischen Benutzern, die nur Kommentare posten dürfen und solchen, die zusätzlich die Berechtigung zur Freigabe oder Ablehnung von Änderungen besitzen.
• Die Diskussions- und Änderungshistorie wird dauerhaft gespeichert, so dass alle Zwischenschritte des Freigabemanagements transparent und wiederherstellbar dokumentiert werden

FAZIT: KLEINES TOOL, GROSSE WIRKUNG FÜR DIE TECHNISCHE DOKUMENTATIO

Noch immer erfährt das Freigabemanagement für die Technische Dokumentation wenig Beachtung. Dabei nehmen die damit verbundenen Prozesse oft unnötig viel Zeit ein. Der Grund: Vielerorts geschehen Änderungsanfragen noch per Mail, eventuell sogar handschriftlich auf einem Ausdruck des Dokuments oder – besonders fehleranfällig – per Flurfunk. Dadurch entsteht ein intransparenter und sperriger Prozess, der unnötig Zeit kostet und für alle Beteiligten zu einer komplizierten, oft schwer nachvollziehbaren Aufgabe wird.

Dabei leisten Lösungen wie ARC-Desk jedoch bereits jetzt Abhilfe, indem sie das genutzte Redaktionssystem um grundliegende Funktionen ergänzen. Auf dieser Basis wird der Freigabeprozess transparent und kollaborativ: Eine unbestimmte Anzahl an Usern kann simultan kommentieren und je nach Berechtigung im Dokument Änderungen vorschlagen oder diese freigeben. So wird aus einer zuvor chaotischen Freigabe ganz schnell ein durchstrukturiertes und effizientes Freigabemanagement.