Routine? Kann die KI übernehmen.

KI in der Technischen Dokumentation wird gern aufs Schreiben reduziert. Dabei geht die meiste Zeit woanders verloren: beim Suchen, Abgleichen und Zusammentragen von Inhalten, die es längst gibt. Genau dort setzen wir mit XR an.

Die Zeitfresser sitzen woanders

Ein Warnhinweis wird gebraucht. Eigentlich gibt es ihn schon. Aber in welchem Modul? Für welche Variante ist er freigegeben? Und passt er in die aktuelle Dokumentation?

Solche Fragen kennt jede Redaktion. Dazu kommen Inhalte vergleichen, Metadaten zuordnen, fehlende Übersetzungen aufspüren. Einzeln ist das schnell erledigt, in der Summe kostet es Tage.

Hier liegt der eigentliche Hebel für KI: nicht noch mehr Text erzeugen, sondern den vorhandenen Bestand nutzbar machen. Das funktioniert nur mit Content, der sauber strukturiert ist, also mit Modulen, Varianten und Metadaten, die eindeutig zugeordnet sind. Unstrukturierte Inhalte bleiben auch für eine KI ein Heuhaufen.

Erst finden, dann schreiben

Eine neue Maschinenvariante braucht eine Wartungsanweisung. Statt Module einzeln zu durchsuchen, fragt die Redakteurin im Bestand nach: Welche Wartungsinhalte gibt es für diese Baureihe schon, und wo werden sie verwendet? Die KI liefert die passenden Module samt Verwendungsnachweis.

Dafür braucht die KI Zugriff auf das Redaktionssystem, und zwar einen kontrollierten. Den regelt das Model Context Protocol (MCP). Über diesen offenen Standard stellt ein System einer KI definierte Werkzeuge bereit: Module suchen, Verwendungen anzeigen, Varianten auswerten. Die KI kann nur, was XR ihr freigibt.

Den MCP-Server für XR stellen wir auf der tekom-Jahrestagung 2026 vor.

Der Nutzen liegt in der Wiederverwendung. Wer schneller sieht, was schon existiert, schreibt weniger neu und vermeidet doppelte oder widersprüchliche Inhalte.

Vom Assistenten zum Agenten

Ein Assistent beantwortet Fragen. Ein Agent arbeitet eine Aufgabe ab.

Eine neue Baureihe soll dokumentiert werden. Der Agent bekommt das Ziel „Was haben wir schon, was fehlt?“ und arbeitet es in mehreren Schritten selbstständig ab. Er recherchiert im Bestand, vergleicht Varianten und liefert eine Übersicht: was sich wiederverwenden lässt, was angepasst werden muss und was neu entstehen muss.

Genau das erproben wir gerade mit einem ersten Agenten für die Bestandsrecherche. Er arbeitet bewusst nur lesend. Was aus seinen Ergebnissen wird, entscheidet die Redaktion.

Schreiben und Übersetzen: was es gibt, was kommt

Einiges davon ist schon im Einsatz. Aus XR heraus lassen sich maschinelle Übersetzungen über DeepL anstoßen. Mit Congree UCC gibt es eine separat lizenzierbare Autorenunterstützung, die Texte auf Terminologie, Stil und Verständlichkeit prüft und Formulierungen vorschlägt.

In Entwicklung ist der KI-Assistent direkt im XR-Editor. Er soll beim Überarbeiten von Textpassagen helfen, und zwar mit Vorschlägen, die die Strukturregeln von XR einhalten, statt nur Fließtext zu liefern.

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XR Intelligence – MAXI unterstützt die redaktionelle Arbeit direkt im XR-Editor.

Bei der Übersetzung arbeiten wir mit der gds Sprachenwelt an einer KI-Vorübersetzung mit anschließendem Post-Editing. Die KI liefert den ersten Entwurf, erfahrene Fachübersetzer sichern die sprachliche und fachliche Qualität. Die Modelle laufen auf eigener Infrastruktur, die Inhalte gehen also nicht an externe KI-Anbieter.

Lesen frei, Schreiben nur mit Bestätigung

Bei sicherheitsrelevanten Inhalten gibt es keine Kompromisse. Ein Warnhinweis, den eine KI formuliert hat, ist ein Vorschlag und kein geprüfter Inhalt.

Deshalb bleibt das Redaktionssystem die maßgebliche Instanz, und die Spielregeln sind einfach: Lesen darf die KI, Schreiben nur mit Bestätigung. Es gelten dieselben Benutzerrechte, Strukturregeln und Freigabeprozesse wie für jeden Redakteur. Jede Änderung bleibt nachvollziehbar.

So lässt sich automatisieren, ohne die Verantwortung für die Dokumentation abzugeben.

Struktur zahlt sich aus

KI ersetzt keine Redaktion. Sie macht den vorhandenen Bestand besser nutzbar. Schon wenn die Suche schneller geht, Übersetzungen besser vorbereitet sind und wiederkehrende Schritte wegfallen, ist viel gewonnen.

Wir entwickeln diese Möglichkeiten in XR Schritt für Schritt weiter. Und eines zeigt sich dabei immer wieder: Je sauberer der Content strukturiert ist, desto mehr bringt die KI.

Über den Autor

Tobias Kreimann ist Product Manager CCMS – XR bei der gds GmbH und verfügt über mehr als 18 Jahre Erfahrung in der Technischen Dokumentation. Seit 2019 verantwortet er die Weiterentwicklung des XML-basierten Redaktionssystems XR. Ein besonderer Schwerpunkt seiner Arbeit liegt auf dem praxisnahen Einsatz künstlicher Intelligenz, um Routineaufgaben zu reduzieren und die Technische Redaktion zu entlasten. Sein Fachwissen gibt er regelmäßig in Vorträgen, Webinaren und Schulungen weiter.

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