Redaktionssysteme: Helden des Contentmanagements

Wieso Redaktionssysteme den Alltag der Technischen Redakteure erleichtern

Redaktionssysteme helfen Redakteuren bei der optimalen Erstellung von Publikationen und Texten aller Art – und das in mehreren Sprachen. Sie sorgen für eine Effizienzsteigerung sowie eine deutlich verringerte Fehleranfälligkeit und bessere Qualität. Das Management von relevanten Daten und die Bereitstellung von Inhalten (Content Delivery) sind dabei die Hauptaufgaben. Doch welchen Mehrwert bieten die Lösungen konkret und was kann ein Redaktionssystem insbesondere für Technische Redakteure leisten?

Verfassen von Texten, Wiederverwendung einzelner Informationseinheiten (sogenannten Informationsmodulen), Datenmanagement: Ein Redaktionssystem unterstützt Redakteure bei vielen Aspekten ihrer Arbeit. Gerade dann, wenn mehrere Sprachen gefragt sind oder einzelne Fragmente mehrmals eingebaut werden, bieten entsprechende Systeme einen echten Mehrwert und bringen den Anwender schneller und einfacher zum Ziel. Dazu werden in Templates einzelne Textfragmente, kurze Absätze oder längere Passagen gespeichert und für die erneute Nutzung bereitgehalten – in allen erforderlichen Sprachen. Darüber hinaus werden Inhalte automatisch generiert. Das ist gerade dort von Bedeutung, wo eine wortgleiche oder nur leicht abgewandelte Wiederverwendung von Sinneinheiten keine Seltenheit ist, beispielsweise bei zielgruppenspezifischen Texten zum gleichen Thema oder der Beschreibung einzelner Module, die in mehreren Produkten Verwendung finden. Dann ist ein schnelles Finden der entsprechenden Vorlage wichtig. Nur eine strukturierte Ablage sowie intelligente Suche kann dies leisten. In diesem Zusammenhang kommt der zweite große Nutzen eines Redaktionssystems zum Tragen: das Management von Datenmengen. Dabei werden die Inhalte vom Layout getrennt. Dies bietet vor allem den Vorteil, dass Content problemlos für verschiedene Medien und Formate erstellt werden kann. Designwechsel sind ohne eine Beeinflussung des Inhalts möglich.

Redaktionssysteme können nicht nur Content Delivery

Beim Datenmanagement ist der Begriff Content Delivery von wachsender Bedeutung. Die große Masse an Daten und Informationen, die in einem Redaktionssystem verwaltet werden, müssen für den Nutzer immer verfügbar sein. Ein schneller Zugriff ohne große Suche ist entscheidend für viele Arbeitsabläufe und wird durch ein Content Delivery System sichergestellt. Das alleinige Speichern von Informationen ohne die Möglichkeit, sie gleichwertig über alle gängigen Medienkanäle auszuliefern, ist nicht mehr zeitgemäß.

Unterstützung bieten Redaktionssysteme auch bei Konstruktion, Forschung und Entwicklung sowie dem Qualitätsmanagement. Bei letzterem geht es um Projektdokumentationen oder Verfahrensanweisungen. Auch im Vertrieb finden sich Einsatzgebiete, beispielsweise bei der Angebotserstellung.

Das Redaktionssystem als Stärke der Technischen Dokumentation

Besonders wichtig sind Redaktionssysteme jedoch für die Technische Dokumentation. Diese sichern in Anlagen und Maschinen reibungslose Abläufe sowie gefahrloses Arbeiten. Doch die Erstellung einer solchen Dokumentation ist komplex. Fachübersetzungen in zahlreichen Sprachen sind ebenso notwendig, wie eine Beschreibung aller Komponenten. Diese können in verschiedenen Maschinen verbaut sein. Hier müssen Inhalte wortgleich in verschiedenen Publikationen auftauchen. Gleiches gilt für die Änderung und Pflege von Dokumentationen und Produktinformationen von Nachfolgeprodukten. In Zusammenhang mit der Technischen Dokumentation stehen zudem CE-Kennzeichnungen. Sie sind die Voraussetzung, um ein Produkt im Europäischen Wirtschaftsraum zu vertreiben. Teile der Technischen Dokumentation gehören zu den für die Kennzeichnung wichtigen Dokumenten. Das sorgt schnell für eine unüberschaubare Menge an Informationen und schließlich ist das Chaos perfekt. Ein Redaktionssystem ist hier die Lösung.

Aufwand und Fehler vermeiden, Effizienz steigern

Das Redaktionssystem strukturiert und modularisiert Inhalte. Die Vorteile einer derartigen Modularisierung liegen auf der Hand: Ein Inhalt, der einmal den Korrekturprozess durchlaufen hat und problemlos gefunden werden kann, wird auch bei einer erneuten Verwendung ebenso fehlerfrei sein wie zuvor. Zudem ist keine erneute Übersetzung nötig, die Zeit und Geld kosten würde. Vielmehr sorgt ein Redaktionssystem dafür, dass bei kleineren Anpassungen nicht die ganze Übersetzung erneuert werden muss, sondern lediglich die betroffenen Bereiche. Aufwand und Ressourcen werden gespart und damit die Effizienz gesteigert. Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, ein Regelwerk zu erstellen und zu hinterlegen. Diesem folgen dann alle Inhalte einer Technischen Dokumentation. Eine enorme Unterstützung für die Arbeit der Technischen Redakteure, die durch eine hohe Usability und eine schlanke Administration verstärkt wird.

Wichtig bei der Mehrfachverwendung von Textpassagen ist es, den jeweiligen Bearbeitungsstand eines Informationsmoduls ebenso zu kennen, wie getätigte Änderungen. Deshalb speichert ein Redaktionssystem die gesamte Historie eines Moduls und bietet Verwendungsnachweise. Zudem können Rechte und Rollen vergeben werden, sodass nur bestimmte Technische Redakteure berechtigt sind, einen Inhalt zu verändern. Kollaboratives Arbeiten wird somit stark vereinfacht und doppelte Arbeitsschritte durch unklare Bearbeitungsstände von Inhalten gehören der Vergangenheit an.

Auch Nutzer der Technischen Dokumentationen können aus Redaktionssystemen ihre Vorteile ziehen. In vielen Fällen fehlt die Zeit, eine Technische Dokumentation vollständig nach der benötigten Information durchzublättern. Wahrscheinlicher ist es, gerade benötigte Teile digital durch eine Suchfunktion abzufragen – durch die Vergabe von Metadaten zu Informationseinheiten ist dies möglich. Der hohe Automatisierungsgrad dieser Prozesse zahlt sich aus.

Welches Redaktionssystem ist das Richtige?

Entscheidend für den Redakteur ist, zu wählen, welches Redaktionssystem sich für ihn am besten eignet: Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal führender Redaktionssysteme besteht darin, ob diese auf XML-Technologie setzen oder Word-basiert sind.

Die marktweit führende Word-basierte Lösung ist das gds-Redaktionssystem docuglobe. Es sorgt für wesentlich straffere und effizientere Abläufe und vermeidet Kopierfehler, indem es modularisiert, standardisiert und strukturiert. Dabei können beliebige Dateiformate eingebunden werden. Zudem übernimmt docuglobe die Gliederung und das Layout von generierten Dokumenten.

Ein XML-basiertes Beispiel ist XR. Es ist auch ohne Vorkenntnisse so leicht zu bedienen wie eine Word-basierte Version. Mit XR/engineering für den Maschinenbau und XR/aviation für die Luftfahrt sind branchenspezifische Standardlösungen verfügbar, die mit hoher Usability sowie einer schlanken Architektur überzeugen. Dies sind Component Content Management Systeme (CCMS), also Systeme, die Inhalte verwalten. Dies bezieht sich nicht auf die Dokumentenebene, sondern auf Komponenten, die für einzelne Themen stehen.

Um Autoren bei der Erstellung ihrer Publikationen zu unterstützen, ist authordesk eine geeignete Ergänzung zu den Redaktionssystemen der gds-Familie. Die Lösung bietet in erster Linie eine kontrollierte Sprache. Dabei liegt der Fokus auf der Terminologie, die gerade bei internationalen Veröffentlichungen von großer Bedeutung ist, um das Verständnis eines Textes sicher zu stellen.

Speziell für CE-Kennzeichnungen bietet sich CE – EXPERT an. Die Lösung unterstützt bei der selbständigen Erstellung von Risikobeurteilungen, regelkonformen Betriebsanleitungen, Konformitätserklärungen und so weiter.

Fazit

Ein Redaktionssystem ist viel mehr als eine Lösung für das Management von Daten, die das schnelle Finden und die strukturierte Ablage von Inhalten ermöglicht. Die Wiederverwendung von einzelnen Informationseinheiten – den Modulen – ist ein entscheidendes Kriterium, das zu einer wesentlichen Kostensenkung sowie einer erheblichen Effizienzsteigerung führt. Gleichzeitig steigt die Qualität der Publikationen deutlich. Das gilt auch für Übersetzungen, die dank des Redaktionssystems ebenfalls wiederverwendbar sind bzw. nur in veränderten Teilen erneut bearbeitet werden müssen.

Nicht zuletzt ist die Verwendung eines Redaktionssystems entscheidend für die optimale Erstellung von Technischen Dokumentationen, indem es Technische Redakteure deutlich entlastet und unterstützt. Angepasst an die heutige Zeit punktet ein Redaktionssystem mit weiteren Einsatzbereichen, sei es im nachgeschaltetem Content Delivery, Qualitätsmanagement oder zur Vertriebsunterstützung. Ein Redaktionssystem ist somit eine Investition, die sich lohnt.

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