Die neue Maschinenverordnung berücksichtigt technische Entwicklungen, die in der bisherigen Maschinenrichtlinie noch nicht ausreichend abgebildet waren. Vernetzte Maschinen, sicherheitsrelevante Software, digitale Steuerungen und zunehmend autonome Funktionen verändern die Anforderungen an die Maschinensicherheit.

Für Hersteller ergeben sich daraus mehrere Handlungsfelder:

Damit betrifft die Umstellung nicht allein die CE-Verantwortlichen. Auch Konstruktion, Softwareentwicklung, Technische Redaktion, Produktmanagement und Service müssen sich mit den Änderungen auseinandersetzen.

Eine der praxisrelevanten Neuerungen betrifft die Bereitstellung von Betriebsanleitungen.

Die Maschinenverordnung erlaubt ausdrücklich, diese in digitaler Form bereitzustellen. Allerdings sind daran Bedingungen geknüpft.

Hersteller müssen unter anderem sicherstellen, dass die Anleitungen:

• dem jeweiligen Maschinenmodell eindeutig zugeordnet sind,

• für Nutzer leicht zugänglich sind,

• heruntergeladen, gespeichert und ausgedruckt werden können,

• online während der voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine, mindestens jedoch zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen, zugänglich bleiben.

Verlangt der Käufer zum Kaufzeitpunkt eine gedruckte Betriebsanleitung, muss diese innerhalb eines Monats kostenlos zur Verfügung gestellt werden. Für Maschinen, die von nichtprofessionellen Nutzern verwendet werden können, gelten zusätzliche Anforderungen an die Bereitstellung wesentlicher Sicherheitsinformationen auf Papier.

Ein QR-Code an der Maschine kann den Zugang zu digitalen Betriebsanleitungen vereinfachen. Er löst aber noch nicht die eigentliche Herausforderung: Wie stellen Hersteller sicher, dass Nutzer die richtigen Informationen zu ihrer Maschine finden? Wie werden Produktvarianten, unterschiedliche Softwarestände und Änderungen berücksichtigt? Und wer sorgt dafür, dass die Informationen über viele Jahre zuverlässig verfügbar bleiben?

Hier zeigt sich der Unterschied zwischen der bloßen Digitalisierung bestehender Dokumente und einer durchdachten digitalen Informationsbereitstellung.

Mit zunehmender Produktkomplexität wächst auch der Aufwand für die Technische Dokumentation. Unterschiedliche Maschinenvarianten, Softwareversionen, Sicherheitsfunktionen und Nachrüstungen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.

Wer Informationen mehrfach in unterschiedlichen Dokumenten pflegt, kennt die Risiken: Änderungen werden nicht überall übernommen, Versionen stimmen nicht überein oder sicherheitsrelevante Hinweise sind schwer auffindbar.

Modulare Dokumentationsstrukturen und Redaktionssysteme können hier Abhilfe schaffen. Inhalte werden zentral erstellt, wiederverwendet und gezielt für unterschiedliche Produkte oder Varianten zusammengestellt. Änderungen lassen sich kontrollierter umsetzen, während konsistente Informationsbestände die Grundlage für verschiedene Ausgabeformate schaffen.

Ein weiterer Schritt ist die digitale Bereitstellung über ein Content Delivery Portal.

Mit easybrowse, der Content-Delivery-Lösung von gds, können Unternehmen technische Informationen zentral zur Verfügung stellen und zielgerichtet zugänglich machen. Anwender gelangen beispielsweise über einen QR-Code an der Maschine zu den passenden Informationen für Bedienung, Wartung oder Service.

Das vereinfacht nicht nur den Zugang zur Dokumentation. Es schafft auch Voraussetzungen für Selfservice-Angebote und eine effizientere Informationsversorgung über den Produktlebenszyklus hinweg.

Wichtig bleibt: Eine digitale Bereitstellungslösung allein gewährleistet noch keine rechtskonforme Dokumentation. Die Inhalte, ihre Zuordnung und die Prozesse dahinter müssen ebenso stimmen wie die technischen Voraussetzungen für ihre Bereitstellung.