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ANWENDERBERICHT:

Ansprüchen und Zielgruppen gerecht werden – teamtechnik setzt auf XR/engineering von gds

Kundenspezifisch, von hoher Qualität und richtlinienkonform: So sollen die Betriebsanleitungen aussehen, die Maschinen und Anlagen beigefügt werden, um einen richtigen und risikoarmen Umgang mit den Produkten sicherzustellen. Doch ohne eine digitale Lösung ist dies nur schwer zu realisieren. Daher entschied sich die teamtechnik Maschinen und Anlagen GmbH für das Redaktionssystem XR/engineering der gds GmbH.

Automatisierung leben: Das ist der Anspruch der teamtechnik Maschinen und Anlagen GmbH. Das Unternehmen gehört zu den internationalen Marktführern für Produktionstechnologie, Montage- und Funktionsprüfanlagen und ist spezialisiert auf kundenspezifische Automatisierungslösungen für die Bereiche E-Mobility, New Energy und Medizintechnik. Das Sortiment ist breit gefächert und umfasst vor allem Sondermaschinen und Prüfanlagen. Ebenso vielfältig wie die Maschinen sind auch die regulatorischen Anforderungen, die an die zugehörige Technische Dokumentation gestellt werden. Um diesen gerecht zu werden, entschied sich das Unternehmen für die Einführung eines XML-basierten Redaktionssystems. Die Wahl fiel auf XR/engineering von gds.  

e-Antrieb Prüfstand

e-Antrieb Prüfstand

Die Betriebsanleitungen, die in der Technischen Redaktion von teamtechnik entstehen, müssen besonders hohen Ansprüchen genügen. So ist die Maschinenrichtlinie zu erfüllen und die Texte sind kunden- und zielgruppenspezifisch zu gestalten. Hinzu kommen weitere Anforderungen, die speziell bei Anlagen in der Medizintechnik über das allgemeine Profil hinausgehen. Hier sind zusätzlich GMP-Richtlinien zu beachten, die diesen besonders sensiblen Bereich sicher machen.

Tippfehler werden zum aufwändigen Problem

„Früher haben wir für unsere Betriebsanleitungen ausschließlich Microsoft Word genutzt“, sagt Freia Heidmann, Technische Redakteurin bei der teamtechnik Maschinen und Anlagen GmbH. Je komplexer jedoch die geforderten Publikationen wurden, desto weniger erfüllte das Programm seinen Zweck. Neben enormen Schwierigkeiten bei der Formatierung im Corporate Design seien Tippfehler ein großes Problem gewesen. „Jeden kleinen Fehler mussten wir in rund 20 verschiedenen Texten einzeln beheben, immer dort, wo wir einen Standardinhalt, also einen wiederverwendbaren Textbaustein, verwendet haben.“

Wiederverwendbare Textbausteine sind in der Technischen Dokumentation von großer Bedeutung. Sie werden immer dann eingesetzt, wenn beispielsweise eine Komponente in verschiedenen Maschinen verbaut ist, um Zeit und Freigabeprozesse zu sparen. Dennoch gab es bei teamtechnik nur wenige Standardinhalte, die ausreichend kleinteilig modularisiert waren. Daher musste am Ende jede Anleitung neu geschrieben werden, ohne auf bestehende Bausteine zurückgreifen zu können. Ein ineffizienter und zeitaufwändiger Prozess, der letztlich dazu führte, dass Texte nicht maschinenspezifisch sein konnten. „Es ist wie bei dem Handbuch für den gerade gekauften Neuwagen. Dort stehen Erklärungen zur Klimaanlage mit dem Hinweis, dass diese nur dann zu beachten sind, wenn im Fahrzeug eine Klimaanlage eingebaut ist. Doch das war nicht unser Anspruch“, erklärt Heidmann. Vielmehr wolle man Anleitungen bieten, in denen Anwender schnell und einfach ohne zeitaufwändiges Suchen, genau das finden, was für ihre spezifische Maschine wichtig ist.

Die richtige Entscheidung treffen

Dies führte bei teamtechnik zu der Entscheidung, eine digitale Lösung anzuschaffen, die die Technische Redaktion unterstützt und zugleich für eine höhere Qualität bei den Betriebsanleitungen sorgt. Zunächst ging es um die Auswahl des passenden Redaktionssystems. „Wir haben unsere Entscheidung sorgfältig abgewogen“, sagt Ulrike Reitz, Leiterin der Technischen Redaktion bei teamtechnik, die die Anschaffung des Redaktionssystems federführend begleitete. Zunächst habe man sich an Partner des Unternehmens gewandt. „Wir haben einfach gefragt, womit unsere Dienstleister arbeiten, und sie gebeten, uns ihre Systeme zu zeigen. Die Dienstleister haben uns ihre jeweiligen Lösungen vorgestellt und zu- oder abgeraten. Dadurch sind wir sehr früh auf die Systeme docuglobe und XR/engineering von gds gestoßen.“

Neben dem Dialog mit den Partnern setzte teamtechnik auch auf Messebesuche und die Teilnahme an der tekom-Tagung, um tiefer gehende Eindrücke zu gewinnen. Es folgte die Erstellung von Vergleichslisten und eine umfassende Analyse der Anforderungen, die die neue Software erfüllen musste. „Verschiedene Maschinenbauer haben uns von docuglobe berichtet und das System hat uns sehr imponiert“, so Reitz. „Allerdings passt XR noch besser zu uns.“

Freia Heidmann. Technische Redakteurin bei der teamtechnik Maschinen und Anlagen GmbH

Freia Heidmann. Technische Redakteurin,
teamtechnik Maschinen und Anlagen GmbH


Ulrike Reitz, Leiterin Technische Redaktion,
teamtechnik Maschinen und Anlagen GmbH

XR/engineering überzeugt

Die Redaktionssoftware XR/engineering arbeitet mit Informationsmodulen, die in verschiedenen Anleitungen immer wieder verwendet werden können. Dies ist von Vorteil, wenn beispielsweise eine Baugruppe in mehreren Maschinen verbaut wird. In jeder Betriebsanleitung für eine dieser Anlagen wird das Modul genutzt, das eben dieses Teil beschreibt. Der gleiche Vorteil ergibt sich bei der Aktualisierung von Anleitungen. Alle Inhalte stehen klassifiziert zur Verfügung und sind schnell auffindbar.

Durch die Modularisierung fällt zudem die beschriebene Problematik weg, die bei Tippfehlern auftrat. Denn eine Korrektur muss nur einmal zentral im Modul vorgenommen werden und wird automatisch in die unterschiedlichen Dokumente übernommen. Ähnlich ist es mit den Formatierungen. „Sind die Formatierungen einmal fertig, brauche ich mich darum nicht mehr zu kümmern“, so Heidmann. „Damit entfällt der ganze Ärger, den ich zuvor täglich hatte, wenn sich etwas ungewollt verschoben hat oder eine Formatierung überschrieben wurde.“ Des Weiteren lassen sich die Module frei kombinieren, sodass passgenaue Varianten entstehen, die merkmalbasiert verwaltet werden. „In 90 Prozent der Fälle finde ich alles, was ich für eine Betriebsanleitung brauche. Die Basis deckt fast alles ab.“ Damit werden nicht nur alle Richtlinien und Anforderungen eingehalten. Zudem kann sichergestellt werden, dass Nutzer genau die Information erhalten, die sie in ihrer konkreten Situation benötigen.

Schneller Produktivstart

Da XR/engineering speziell auf die Erstellung von Technischen Dokumentationen im Maschinen- und Anlagenbau ausgerichtet ist, passte die Software von Beginn an zu den Anforderungen und es mussten keine individuellen Anpassungen vorgenommen werden. Die vordefinierten Workflows und ein Rechte- und Rollenkonzept ermöglichten einen schnellen Produktivstart.

Nicht zuletzt überzeugte gds selbst als Partner. Von Beginn funktionierte die Zusammenarbeit reibungslos und teamtechnik fühlte sich verstanden. Auch nach der Einführung profitiert das Unternehmen von einem einwandfreien Support. „Wenn ich ein Problem habe, bekomme ich immer kurzfristig eine Reaktion und eine Lösung, schnell und unbürokratisch. Damit bin ich sehr zufrieden“, berichtet Heidmann.

Schritt für Schritt eingeführt

Freia Heidmann war es auch, die XR/engineering zuerst nutze. Da sie sich bereits zuvor mit XML-basierten Systemen beschäftigt hatte und dementsprechend Erfahrung mitbrachte, arbeitete sie zunächst allein im System und baute dabei die Moduldatenbank auf. „Heute können wir unsere Betriebsanleitungen in einer deutlich besseren Qualität bieten“, so Heidmann. Zudem seien spezifischere Texte möglich. „Zuletzt habe ich für unsere Stringer-Serie ein Masterdokument mit 1.000 Seiten erstellt. Daraus kann ich nun problemlos und schnell Varianten für zehn verschiedene Maschinentypen ableiten. Mit dem alten System musste jede Variante einzeln erstellt werden.“

STRINGER TT2100 i8  Gesamtanlage

STRINGER TT2100 i8 Gesamtanlage

Auch die restlichen Mitarbeiter der Technischen Redaktion arbeiten heute mit dem Redaktionssystem. Nach dem Basisschulungsprogramm von gds fanden interne Schulungen durch Freia Heidmann statt. „XR ist sehr intuitiv und übersichtlich“, sagt Reitz. „Zudem waren unsere Mitarbeiter sehr engagiert und froh, dass es endlich losgeht. Daher hat alles sehr gut funktioniert.“

Entsprechend positiv fällt auch das Fazit auf Seiten von teamtechnik aus. „Die Einführung ist reibungslos verlaufen“, sagt Reitz. „Ich hatte zuvor so viele Bauchschmerzen und habe mir die Einführung viel komplizierter vorgestellt als sie am Ende war. Und darüber hinaus hat sich sofort ein positiver Effekt eingestellt.

Mehr Informationen: XR/engineering und www.teamtechnik.com

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