Das "Digital Only Concept"
Papier reduzieren. Rechtssicherheit erhalten.
Die Digitalisierung der Technischen Dokumentation bedeutet nicht, auf Sicherheit oder gesetzliche Anforderungen zu verzichten. Entscheidend ist, welche Informationen in welcher Form bereitgestellt werden müssen.
Mit dem Digital Only Concept begleitet gds Unternehmen auf dem Weg zu einer weitgehend papierlosen Technischen Dokumentation. Grundlage sind die Bewertung relevanter Gesetze, Verordnungen, Richtlinien und Normen, ein klar definierter Prozess und eine Risikobeurteilung, die den gesamten Ansatz nachvollziehbar absichert.
Mit der neuen EU-Maschinenverordnung gewinnt die digitale Bereitstellung zusätzlich an Bedeutung. Ab dem 20. Januar 2027 können Betriebsanleitungen unter bestimmten Voraussetzungen digital bereitgestellt werden. Das eröffnet Maschinenherstellern neue Möglichkeiten, Papier gezielt zu reduzieren.
Ihre Vorteile
- Rechtliche Anforderungen sicher erfüllen
- Papierverbrauch und Druckkosten deutlich reduzieren
- Produktinformationen digital, aktuell und zielgerichtet bereitstellen
Inhaltsverzeichnis
Die Ausgangslage
Unsicherheit über rechtliche Anforderungen bremst die digitale Bereitstellung.
Produktinformationen werden zunehmend digital genutzt. Anwender erwarten aktuelle Informationen, die jederzeit verfügbar und auf unterschiedlichen Endgeräten kontextbezogen nutzbar sind. Gleichzeitig möchten Unternehmen den Papierverbrauch reduzieren, Druck- und Logistikkosten senken und nachhaltiger wirtschaften.
Dennoch werden Betriebsanleitungen häufig weiterhin vollständig in Papierform mitgeliefert. Der Grund ist meist nicht die Technik, sondern die Unsicherheit darüber, welche gesetzlichen Anforderungen gelten und welche Informationen weiterhin gedruckt bereitgestellt werden müssen.
Die neue Maschinenverordnung schafft für Maschinenhersteller ab 2027 mehr Klarheit und eröffnet ausdrücklich Möglichkeiten für digitale Betriebsanleitungen. Dennoch bleibt die entscheidende Frage, welche Anforderungen im konkreten Fall gelten und wie die digitale Bereitstellung rechtssicher umgesetzt werden kann.
Typische Herausforderungen
Gesetzliche Anforderungen richtig bewerten
Unternehmen müssen einschätzen, welche Gesetze, Vorordnungen, Richtlinien, Verordnungen und Normen für ihre Produkte gelten und welche Anforderungen sich daraus für die Bereitstellung von Produktinformationen ergeben.
Rechtssicherheit schaffen
Die vollständige Digitalisierung von Produktinformationen ist nicht in jedem Fall zulässig. Entscheidend ist, welche Informationen digital bereitgestellt werden können und welche Dokumente weiterhin in Papierform vorliegen müssen.
Informationen aktuell bereitstelle
Gedruckte Dokumente lassen sich nach der Auslieferung nicht mehr so einfach aktualisieren. Digitale Informationsangebote ermöglichen dagegen die Bereitstellung aktueller Produktinformationen über den gesamten Produktlebenszyklus. Aktualisierte Produktinformationen lassen sich auch nach der Auslieferung digital bereitstellen, ohne Druck- oder Verpackungsprozesse zu beeinflussen.
Papierverbrauch sinnvoll reduzieren
Gedruckte Dokumentationen verursachen Material-, Druck- und Logistikkosten. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an nachhaltige Prozesse und einen verantwortungsvollen Ressourceneinsatz.
Digitalisierung sicher umsetzen
Ein Digital Only Concept erfordert mehr als eine digitale Betriebsanleitung. Es braucht ein durchdachtes Konzept, das regulatorische Anforderungen berücksichtigt, Risiken bewertet und die digitale Bereitstellung von Produktinformationen nachhaltig absichert.
Die Lösung
Digitale Produktinformationen – sicher, durchdacht und rechtskonform.
Der Verzicht auf umfangreiche gedruckte Betriebsanleitungen bedeutet nicht, gesetzliche regulatorische Anforderungen zu vernachlässigen. Entscheidend ist vielmehr, welche Informationen in welcher Form bereitgestellt werden müssen und wie sich regulatorische diese Anforderungen sicher erfüllen lassen.
Genau hier setzt das Digital Only Concept an. Gemeinsam mit Ihnen bewerten wir die relevanten gesetzlichen Vorgaben, analysieren die Anforderungen Ihres Produkts und entwickeln ein Konzept, das digitale Informationsbereitstellung und Rechtssicherheit sinnvoll miteinander verbindet.
Moderne digitale Informationsbereitstellung bedeutet heute
Rechtssicherheit schaffen
Nicht die Digitalisierung steht im Mittelpunkt, sondern die sichere Bewertung der Anforderungen. Erst sie schafft die Grundlage für ein Digital Only Concept.
Den richtigen Informationsmix finden
Nicht alle Informationen müssen gedruckt bereitgestellt werden. Gemeinsam wird festgelegt, welche Dokumente weiterhin in Papierform erforderlich sind und welche Informationen digital bereitgestellt werden können.
Risiken nachvollziehbar bewerten
Die Umsetzung wird durch eine Prozess-Risikobeurteilung begleitet und dokumentiert. Dadurch entsteht eine belastbare Grundlage für die gewählte Bereitstellungsform.
Digitale Informationsprozesse etablieren
Produktinformationen stehen aktuell, zielgruppengerecht und über geeignete digitale Kanäle zur Verfügung. Änderungen können auch kurzfristig bereitgestellt werden – unabhängig von Druck, Verpackung und Auslieferung.
Nachhaltigkeit sinnvoll nutzen
Die Reduzierung gedruckter Dokumente spart Papier, reduziert Kosten und unterstützt Unternehmen auf dem Weg zu nachhaltigeren Informationsprozessen.
So funktioniert das Digital Only Concept
Der Weg zu einer weitgehend digitalen Informationsbereitstellung beginnt nicht mit dem Weglassen von Papier, sondern mit einer systematischen Analyse der gesetzlichen und normativen Anforderungen. Gemeinsam entwickeln wir ein Konzept, das Rechtssicherheit, Produktsicherheit und digitale Informationsbereitstellung sinnvoll miteinander verbindet.
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Gesetzliche Anforderungen bewerten
Zu Beginn prüfen wir, welche Gesetze, Verordnungen, Richtlinien und Normen für Ihr Produkt gelten und welche Anforderungen sich daraus für die Bereitstellung von Produktinformationen ergeben.
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Informationskonzept entwickeln
Auf dieser Grundlage legen wir fest, welche Informationen weiterhin in Papierform bereitgestellt werden müssen und welche Inhalte digital zur Verfügung gestellt werden können.
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Digitale Bereitstellung umsetzen
Die vollständigen Produktinformationen werden über geeignete digitale Informationssysteme bereitgestellt. Anwender erhalten jederzeit Zugriff auf aktuelle und zielgruppengerechte Informationen.
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Risikobeurteilung dokumentieren
Der gewählte Ansatz wird im Rahmen einer Prozess-Risikobeurteilung bewertet und nachvollziehbar dokumentiert. So entsteht eine belastbare Grundlage für das Digital Only Concept.
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Schrittweise einführen
Das Digital Only Concept muss nicht auf einen Schlag umgesetzt werden. Gemeinsam entwickeln wir einen Weg, der zu Ihren Produkten, Prozessen und regulatorischen Anforderungen passt.
Rechtssicherheit als Grundlage
Digitale Informationsbereitstellung braucht eine rechtssichere Grundlage.
Rechtssicherheit entsteht nicht durch Digitalisierung allein. Sie beginnt mit einer fundierten Bewertung der gesetzlichen Anforderungen.
Welche Informationen digital bereitgestellt werden können und welche Informationen weiterhin in Papierform erforderlich sind, hängt von den gesetzlichen Anforderungen und den Eigenschaften des jeweiligen Produkts ab.
Deshalb analysieren wir gemeinsam die relevanten Regularien, bewerten die Anforderungen Ihres Produkts, betrachten mögliche Risiken und dokumentieren den gewählten Ansatz nachvollziehbar in einer Prozess-Risikobeurteilung.
So entsteht eine belastbare Grundlage für die rechtskonforme Umsetzung des Digital Only Concept.
»Technische Dokumentation digital bereitstellen? Rechtlich ist mehr möglich, als viele denken.«
Perfekt im Zusammenspiel
Digitale Informationsbereitstellung braucht mehr als eine einzelne Lösung.
Erst das Zusammenspiel von Beratung, Technischer Dokumentation und Software schafft die Grundlage für eine rechtskonforme digitale Informationsbereitstellung – von der Bewertung gesetzlicher Anforderungen über strukturierte Produktinformationen bis zur digitalen Bereitstellung.
CE-Support
Bewertet die regulatorischen Anforderungen und schafft die Grundlage für eine rechtskonforme Umsetzung.
Technische Dokumentation
Erstellt die Inhalte, die für Anwender sicher, verständlich und normgerecht bereitgestellt werden.
XR
Erstellt und verwaltet strukturierte Produktinformationen als Grundlage für die digitale Bereitstellung.
docuglobe
Erstellt und verwaltet Technische Dokumentation modular – direkt in der vertrauten Microsoft Word-Umgebung.
reviewhub
Sorgt für nachvollziehbare Prüf- und Freigabeprozesse vor der Veröffentlichung.
easybrowse
Stellt Produktinformationen digital, aktuell, zielgruppen- und kontextbezogen bereit.
Ihre Vorteile
- Gesetzliche Anforderungen sicher erfüllen
- Papierverbrauch sowie Druck- und Logistikkosten reduzieren
- Produktinformationen digital und aktuell bereitstellen
- Rechtssicherheit für die digitale Informationsbereitstellung schaffen
- Ressourcen schonen und Nachhaltigkeitsziele unterstützen
- Bestehende Systeme und Inhalte weiter nutzen
- Einen erfahrenen Partner an Ihrer Seite haben
Ob erste Überlegungen, die Entwicklung eines individuellen Konzepts oder die schrittweise Umsetzung – gemeinsam finden wir den Weg, der zu Ihren Produkten und Ihrem Unternehmen passt.
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FAQ
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Was ist das Digital Only Concept?Das Digital Only Concept beschreibt einen Ansatz zur weitgehend digitalen Bereitstellung von Produktinformationen. Dabei wird individuell geprüft, welche Informationen digital bereitgestellt werden können und welche Inhalte aufgrund gesetzlicher Anforderungen weiterhin in Papierform erforderlich sind.
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Welche Voraussetzungen müssen für das Digital Only Concept erfüllt sein?Das Digital Only Concept ist eine Standardlösung und wird zusätzlich individuell auf das jeweilige Produkt und die geltenden Regularien abgestimmt. Grundlage sind die Bewertung relevanter dieser Regularien sowie eine Prozess-Risikobeurteilung, die den gewählten Ansatz nachvollziehbar dokumentiert. Erst auf dieser Basis wird entschieden, welche Informationen digital bereitgestellt werden können und welche Inhalte weiterhin in Papierform erforderlich sind.
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Welche Vorteile bietet das Digital Only Concept?Das Digital Only Concept reduziert Papierverbrauch sowie Druck- und Logistikkosten, stellt Produktinformationen digital und aktuell bereit und unterstützt Unternehmen dabei, regulatorische Anforderungen sicher zu erfüllen.
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Welche Rolle spielt die Prozess-Risikobeurteilung und was ist damit gemeint?Die Prozess-Risikobeurteilung bewertet den gewählten Ansatz und dokumentiert nachvollziehbar, warum Produktinformationen in der vorgesehenen Form bereitgestellt werden. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil einer rechtskonformen Umsetzung.
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Welche Informationen müssen weiterhin in Papierform bereitgestellt werden?Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Welche Informationen weiterhin gedruckt erforderlich sind, hängt von den geltenden Vorgaben und den Eigenschaften des jeweiligen Produkts ab. Genau diese Fragestellung wird im Rahmen des Digital Only Concept bewertet.
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Welche Software unterstützt das Digital Only Concept?Je nach Anforderungen unterstützen Softwarelösungen wie XR, docuglobe, easybrowse und reviewhub die strukturierte Erstellung, Prüfung und digitale Bereitstellung von Produktinformationen. Diese sind natürlich nicht zwingend erforderlich.
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Eignet sich das Digital Only Concept auch für bestehende Produkte?Ja. Auch bestehende Dokumentationen und Informationsprozesse können schrittweise weiterentwickelt werden. Gemeinsam prüfen wir, wie sich digitale Informationsbereitstellung sinnvoll und wirtschaftlich umsetzen lässt.
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Wie unterstützt gds bei der Einführung des Digital Only Concept?Wir begleiten Unternehmen von der Bewertung der regulatorischen Anforderungen über die Entwicklung eines individuellen Konzepts bis zur schrittweisen Umsetzung. Dabei verbinden wir regulatorisches Fachwissen, Technische Dokumentation und passende Softwarelösungen zu einem durchgängigen Informationsprozess.
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Was ändert die neue Maschinenverordnung bei digitalen Betriebsanleitungen?Die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 gilt ab dem 20. Januar 2027 und ermöglicht unter bestimmten Voraussetzungen die digitale Bereitstellung von Betriebsanleitungen. Dabei gelten konkrete Anforderungen an Zugang, Verfügbarkeit, Speicherung und Ausdruck. Bei Maschinen, die auch von nichtprofessionellen Nutzern verwendet werden können, müssen bestimmte sicherheitsrelevante Informationen weiterhin in Papierform bereitgestellt werden. Im Rahmen des Digital Only Concept prüfen wir, welche Anforderungen für Ihr Produkt gelten und wie sich die neuen Möglichkeiten rechtssicher nutzen lassen.
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