WAS IST EIN REDAKTIONSSYSTEM?
Ein Redaktionssystem ist eine Software für die Technische Dokumentation, die Inhalte als wiederverwendbare Bausteine statt als einzelne Dokumente verwaltet. Varianten, Sprachen, Versionen und Freigaben werden zentral gesteuert. Das Prinzip: einmal schreiben, überall ausgeben.
Es gibt zwei Arten von Redaktionssystemen: Bei einem Wordbasierten schreibt die Redaktion weiter in Microsoft Word. Ein XML-basiertes CCMS (Component Content Management System) erfordert mehr Einarbeitung, bietet aber mehr Möglichkeiten bei vielen Varianten, Sprachen und Kanälen.
gds bietet beide Ansätze an: docuglobe als Word-basiertes Redaktionssystem und XR als XML-basiertes CCMS.
WANN IST EIN REDAKTIONSSYSTEM SINNVOLL?
Ein Redaktionssystem ist sinnvoll, sobald dieselben Inhalte in vielen Dokumenten, Varianten oder Sprachen gepflegt werden müssen. Entscheidend ist die Komplexität der Dokumentation, nicht die Größe des Unternehmens. Je mehr Varianten, Sprachen, Ausgabekanäle und Vorgaben zusammenkommen, desto eher lohnt sich ein Redaktionssystem.
WORAN ERKENNEN SIE, DASS WORD UND INDESIGN AN IHRE GRENZEN STOSSEN?
Im Alltag zeigt sich der Handlungsbedarf an vier Warnsignalen: Mehrfachpflege, Dateikopien für Varianten, unklare Freigaben und manuelle Aufbereitung für digitale Kanäle.
- Jede Änderung muss in mehreren Dokumenten und Sprachen nachgezogen werden.
- Für neue Varianten entstehen Dateikopien, die parallel gepflegt werden.
- Es ist unklar, welche Version gilt und wer sie freigegeben hat.
- Inhalte für Online-Hilfe oder Portal werden von Hand aus PDFs aufbereitet.
