Redaktionssystem optimiert Technische Dokumentation
Brabender steigert Qualität und reduziert Aufwand
Sie ist gesetzlich vorgeschrieben und fester Bestandteil des Produkts – dennoch betrachten viele Industrieunternehmen die Technische Dokumentation nach wie vor eher als lästiges Übel. Kein Wunder, ist sie doch meist mit einem immensen Zeitaufwand verbunden. Mit einem modernen Redaktionssystem steigern Anwender nicht nur die Qualität ihrer Technischen Dokumentation. Sie reduzieren zudem das Arbeitsaufkommen, senken Kosten und erstellen eine einwandfreie Fachübersetzung.
Wenn Peter Schell danach gefragt wird, warum sich die Brabender Technologie GmbH & Co. KG für die Einführung eines Redaktionssystems entschieden hat, überlegt er nicht lange: „Ganz klar Zeitdruck“, lautet seine Antwort. Schell ist der Leiter der Abteilung Technische Dokumentation des Duisburger Unternehmens, das sich auf Maschinen und Anlagen zum Wägen und Dosieren von Schüttgütern spezialisiert hat. Vor einigen Jahren stand Schell vor der Wahl: „Entweder ich erhöhe den Personalbestand oder ich finde eine alternative Lösung wie ein geeignetes Redaktionssystem.“ Der Grund für die Überlastung war ein zu großer Arbeitsaufwand aufgrund fehlender Automatismen. Statt auf ein datenbankunterstütztes Redaktionssystem zu vertrauen, nutzte der Technische Redakteur Microsoft Word als Stand-Alone-Werkzeug. Die Folge waren dutzende Einzeldateien mit Dokumentationsinhalten, abgespeichert in verschiedenen Ordnern und manuell verwaltet.
EU-MASCHINENRICHTLINIE: MIT REDAKTIONSSYSTEM ZUR FACHÜBERSETZUNG
Viele Jahre fuhr das Industrieunternehmen mit dieser Lösung ohne ein Redaktionssystem gut. Betriebs- oder Montageanleitungen für unterschiedlichste Produkte erstellten die Duisburger auf Deutsch, Englisch und Französisch. „Das war damals leicht handhabbar“, erinnert sich Schell. Dies galt sogar für die Technische Dokumentation von kompletten Anlagen, die zusammen mit sämtlichen Fremdbeschreibungen mehrere Ordner umfassten.
Spätestens mit der Novellierung der EU-Maschinenrichtlinie konnte Brabender den gestiegenen Aufwand für die Technische Dokumentation nicht mehr ohne systematisches Vorgehen stemmen. Nun musste das international tätige Unternehmen für seine Produktdokumentationen alle EU-Sprachen mit einer entsprechenden Fachübersetzung abdecken. „Mit Word allein hätte ich keine Chance gehabt“, meint Schell rückblickend. Infolge der neuen EU-Richtlinie erhöhten sich nicht nur die inhaltlichen Anforderungen an die Dokumentationen, auch der Umfang wuchs deutlich. Brabender gelangte schnell zu der Einsicht, dass es Zeit für ein Redaktionssystem war, mit dem sich auch eine Fachübersetzung erstellen lässt.
Das Unternehmen war mit dem früheren, zeitaufwändigen Verfahren bei weitem kein Einzelfall. Was den Einsatz von einem Redaktionssystem in der Technischen Dokumentation angeht, denken die Verantwortlichen nur zögerlich um. 2005 nutzten 20 Prozent der Unternehmen laut einer Studie des Deutschen Fachverbandes für Technische Kommunikation (tekom) entsprechende Content-Management-Systeme, um die Technische Redaktion effizienter zu machen. 2013 waren es immerhin 40 Prozent. Von einer flächendeckenden Verbreitung kann bis heute keine Rede sein.
Leicht in der Bedienung: Eine Wägemaschine der Brabender Technologie
DAS REDAKTIONSSYSTEM ERMÖGLICHT GROSSE ZEITERSPARNI
Dabei ist längst eine Reihe leistungsfähiger Lösungen verfügbar, die sich auch zur Erstellung einer Fachübersetzung eignen. Schell entschied sich für das Redaktionssystem docuglobe der gds GmbH. Der wesentliche Vorteil der Software: Sie erstellt die Technische Dokumentation mit wiederverwendbaren Bausteinen, sogenannten Informationsmodulen.
Ändern sich im Zuge einer Produktweiterentwicklung Teile eines Modulinhalts, übernimmt das Redaktionssystem die Anpassungen automatisiert für den gesamten Dokumentenstamm. Mit dieser Funktion erzielen die Anwender erfahrungsgemäß für ihre Technische Dokumentation eine signifikante Arbeitsersparnis. „Heute erreichen wir bei den Betriebsanleitungen für zwei völlig unterschiedlich aussehende Geräte dank der neuen Systematik eine Wiederverwertungsquote von 50 Prozent“, sagt Schell. Teilweise könne er eine Technische Dokumentation, die zuvor zwei Wochen Zeit in Anspruch genommen hat, samt der zugehörigen Fachübersetzung in vier bis fünf Tagen verfassen.
HOHE USABILITY BEIM REDAKTIONSSYSTEM ENTSCHEIDEND
Die Umstellung auf das neue Redaktionssystem der gds Gruppe gestaltete sich bei Brabender unkompliziert. Neue Informationsmodule erstellen die Anwender auf Basis von Microsoft Word, einer bekannten und gewohnten Arbeitsumgebung für die Technischen Redakteure von Brabender und anderer Unternehmen. Die Verwaltung der Informationsmodule in Hinblick auf die Archivierung, die Sprachen und schließlich die entsprechende Verwendung für die jeweilige Technische Dokumentation erfolgt in der übersichtlichen Arbeitsumgebung von docuglobe.
Zudem profitiert Brabender bei der Fachübersetzung nachhaltig von docuglobe: Änderungen für die deutsche Version eines Dokuments müssen natürlich auch für die zugehörige Übersetzung gelten. Um dies zu gewährleisten, schickte das Unternehmen in der Vergangenheit oftmals eine komplette Technische Dokumentation ins Übersetzungsbüro, was mit erheblichen Kosten zu Buche schlug. Heute lässt Brabender nur noch die tatsächlich geänderten Informationsmodule übersetzen, da sich die betreffenden Inhalte dank des modularen Aufbaus selbst im Umfeld einer Fachübersetzung problemlos identifizieren und extrahieren lassen. „Wir verzeichnen hier eine deutliche Reduktion der Durchlaufzeiten sowie der anfallenden Kosten für die Technische Dokumentation“, erklärt Schell.
