CE - EXPERT für Redaktionssysteme im Fokus

gds begeistert beim IHK-Arbeitskreis für CE-Kennzeichnung und Technische Dokumentation

Redaktionssysteme erleichtern Anwendern das Erstellen von Risikobeurteilungen, Betriebsanleitungen und Konformitätserklärungen. Um die Vorgänge zu vereinfachen und aus allen Daten eine einheitliche und CE-konforme Technischen Dokumentation zu erstellen, hat die gds-Gruppe CE - EXPERT entwickelt. Das vollständig in das Redaktionssystem docuglobe integrierte Tool beinhaltet vorgefertigte Module und ermöglicht die unkomplizierte und einheitliche Übertragung von Technischen Daten, Maschinenbeschreibungen oder Restrisiken von der Risikobeurteilung in die Betriebsanleitung. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern ebnet auch den Weg zur Konformität. Beim Treffen des Arbeitskreises „CE-Kennzeichnung und Technische Dokumentation“ der IHK Ostwestfalen wurde das Tool nun getestet – mit wertvollen Ergebnissen.

Noch immer führen viele Technische Redakteure und Konstrukteure ihre Risikobeurteilung mit Word oder Excel durch, ohne auf die Unterstützung eines Redaktionssystems wie docuglobe oder XR zurückzugreifen. Der IHK-Arbeitskreis, dem gds angehört, bot dem Fullservice-Anbieter für Technische Dokumentation die Gelegenheit, CE - EXPERT einer kritischen Analyse zu unterziehen und gleichzeitig Anwendern die Vorteile des Tools näherzubringen. Der Arbeitskreis dient Akteuren aus Industrieunternehmen der Region als Plattform für den Austausch von Erfahrungen und dazu, sich gegenseitig auf dem neuesten Stand halten. Im Rahmen dieser Vereinigung präsentierten mehrere Unternehmen ihre Lösungen für das Erstellen von Risikobeurteilungen. gds entschied sich nicht für eine bloße Produktpräsentation, sondern für eine Fokusgruppe.

CE-Kennzeichnung unter der Lupe

Methodik

Eine Fokusgruppe ist eine Methode aus Marktforschung und Sozialwissenschaften. Der Kern liegt darin, lediglich ein Thema vorzugeben und anschließend die Ergebnisse aus der Interaktion der Gruppe zu sammeln. Während der Interaktion zählt jede Frage, Antwort oder generelle Meinung, da es nicht darum geht, sich auf ein gemeinsames Ergebnis zu einigen. Die Diskussion innerhalb der Gruppe führt so zu einem Gedankenaustausch, der gegenüber individuellen Interviews einen deutlichen Mehrwert bietet, da auch aus der Interaktion heraus neue und unerwartete Ergebnisse entstehen können. Zusätzlich bietet eine Fokusgruppe die Möglichkeit, die in der neuesten DIN EN 82079-1 geforderten empirischen Effektivitätstests als Gruppendiskussion für Meinungsumfragen im Informationsentwicklungsprozess durchzuführen.

Vorbereitung

Die technischen Redakteure Dr. Fritz Adrian Lülf und Tobias Kreimann leiteten den Prozess der Fokusgruppe als Moderatoren. Der Clou war, dass die Teilnehmer sowohl als Experimentatoren als auch als Mitglieder der Fokusgruppe dienten. Sie definierten in erster Instanz das Experiment und nahmen anschließend selbst an der Durchführung teil. Unter der Moderation von Dr. Fritz Adrian Lülf gestalteten die Mitglieder des Arbeitskreises in der ersten Hälfte ihrer Doppelrolle die Rahmenbedingungen der Fokusgruppe. Der Einfluss der räumlichen Gegebenheiten auf die Gruppe wurde ebenso wie die Position des Moderators vorab demonstriert, um der Gruppe deren Einfluss auf Ideenaustausch und Kommunikationsfluss bewusst zu machen. Um die Ergebnisse der Fokusgruppe einordnen zu können, mussten vorab Hintergrundinformationen der Teilnehmer zu ihrer beruflichen Tätigkeit sowie bereits gesammelten Erfahrungen bei der Erstellung von Risikobeurteilungen abgefragt werden. Dazu entwickelten die Teilnehmer zuerst einen Fragebogen und beantworteten ihn danach umgehend selbst.

Mit CE - EXPERT war das Thema der Fokusgruppe vorgegeben. Ihre genauen Ziele konnten die Teilnehmer allerdings selbst erarbeiten. Da die Fokusgruppe als explorative Methode zählt, war das Ziel, Stärken und Schwächen von CE - EXPERT unvoreingenommen herauszuarbeiten. Zusätzlich konnten auch eventuelle Verbesserungsansätze für die Entwickler gesammelt werden. Auch wurde ein Satz von Regeln durch die Teilnehmer erstellt. Ganz zentrale Regeln der Fokusgruppe waren:

• es gibt kein Richtig und kein Falsch, sondern jede Meinung und jeder Eindruck ist so wie er ist
• die Fokusgruppe muss keine gemeinsame Meinung erreichen
• niemand muss überzeugen oder sich selbst von anderen überzeugen lassen Den Teilnehmern ging es außerdem darum, Eindrücke zu sammeln, die die  intuitive Bedienung der Benutzungsoberfläche beschreiben.

CE - EXPERT auf dem Prüfstand

Durchführung

Die Präsentation von CE - EXPERT innerhalb des Redaktionssystems docuglobe erfolgte durch Tobias Kreimann anhand zweier praxisnaher Anwendungsbeispiele: Zum einen durch die Bewertung einer Gefährdung entsprechend der DIN EN ISO 12100, zum anderen durch das Wiederverwenden eines Warnhinweises aus der Risikobeurteilung in der Betriebsanleitung. Die Teilnehmer sollten sich während der Präsentation Stichpunkte für die anschließende Diskussion notieren. Dafür standen verschiedenfarbige Zettel zur Verfügung: rote Zettel für Kritik, grüne Zettel für Lob und blaue für alle wertfreien Auffälligkeiten. So erhielt gds eine übersichtliche Bewertung von CE - EXPERT. Hinsichtlich der Verständlichkeit oder der intuitiven Bedienbarkeit der Nutzungsoberfläche kann das Tool anschließend verbessert werden.

Ergebnisse

Die Ergebnisse der Fokusgruppe sollten die Einschätzung der Teilnehmer hinsichtlich der Arbeit mit CE - EXPERT darlegen. Ca. 60 Prozent der Teilnehmer arbeiten noch immer mit Word, Excel und oder selbst programmierten Makros. Rund 50 Prozent der Teilnehmer wollen ihre derzeitigen Risikobeurteilungen daher verbessern und optimieren. Die Nachfrage nach Lösungen zum Erstellen und Optimieren von Risikobeurteilungen war bei den Teilnehmern demnach vorhanden. Im Ergebnis wurde CE - EXPERT von allen Teilnehmern als interessanter Ansatz gewertet. Entsprechend hilfreich waren die Verbesserungsvorschläge, insbesondere in Bezug auf einzelne Funktionalitäten und die Bedienoberfläche, die gds für seine Programmierer mitnehmen konnte.

Fazit

Mit Rückblick auf die Fokusgruppe kann ein positives Fazit gezogen werden. Dass fast 3/4 der Teilnehmer ihre Risikobeurteilung ebenfalls noch immer mit Word oder Excel durchführen, obgleich 50 Prozent von ihnen den Prozess ihrer Risikobeurteilung eigentlich optimieren wollen, war eine essentielle Erkenntnis. Die herausgearbeiteten Punkte der Fokusgruppe sollen künftig als Baustein bei der Erstellung und Optimierung von Risikobeurteilungen dienen und bei der Erweiterung von CE - EXPERT miteinbezogen werden. Es ist und bleibt ein spannendes Umfeld, in dem sich gds mit dem vollständig in das Redaktionssystem docuglobe integrierten CE - EXPERT positioniert hat. Die gds-Gruppe konnte innerhalb der Diskussionen nicht nur ein wertvolles Feedback bekommen, sondern auch ihr Experten- und Methodenwissen an die Teilnehmer zurückgeben. Dabei hatten die Arbeitskreis-Mitglieder die Möglichkeit, das ganze Portfolio des Fullservice-Anbieters für Technische Dokumentation in der Praxis zu erleben. Die gds-Gruppe setzt damit ein Zeichen für Innovation und Zukunftssicherheit im Umfeld der neuesten DIN EN 82079-1, die empirische Effektivitätstests wie Fokusgruppen fordert.

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