docuglobe

Senkung der Kosten, Steigerung der Produktivität und nachhaltige Qualität

Abhilfe durch docuglobe

Der Einsatz von docuglobe ist überall dort sinnvoll, wo die Erstellung eines Dokuments auf folgender Vorgehensweise basiert:

"Suchen" nach einem ähnlichen Dokument, welches als Vorlage dienen könnte → "Öffnen" des Dokuments → "Speichern unter".

Dass durch diese Vorgehensweise unstrukturierte und nicht mehr zu überblickende Mengen an redundanten Daten bzw. Inhalten entstehen, ist unvermeidbar.

Ein weiteres Problem bei dieser Vorgehensweise bilden die sogenannten "Kopierfehler".

Erfahrungen in vielen Unternehmen haben gezeigt, dass docuglobe in unterschiedlichsten Bereichen zu wesentlich strafferen und sichereren Prozessen führt – und damit zu einer deutlichen Senkung Ihrer allgemeinen Kosten.

Dies wird Ihnen von unseren Kunden jederzeit bestätigt.

... erfahren Sie noch mehr über docuglobe im Interview mit Christian Paul, dem Leiter der Softwareentwicklung und dem Vertriebsbeauftragten Matthias Ettischer:

Grundsätzliches zum Redaktionssystem docuglobe und dessen Entstehungsgeschichte können Sie übrigens auch auf Wikipedia nachlesen ...

Verschiedenste Einsatzbereiche

Über die ursprüngliche Nutzung in der "Technischen Dokumentation" hinaus, hat sich das Component Content Management System (CCMS) docuglobe inzwischen viele weitere Einsatzbereiche erschlossen:

  • Konstruktion, F&E (z. B. für Konzept- oder Projektdokumentation)
  • Qualitätsmanagement (z. B. für Arbeits-, Verfahrens-, Prüfanweisungen)
  • Vertrieb und Marketing (z. B. für die Angebotserstellung, Produktbeschreibungen, Präsentationen)
  • IT/EDV (z. B. für Anwender- oder Administratorendokumentationen)
  • Service (z. B. für Schulungsunterlagen, Service-Informationen, Schulungspräsentationen)
  • Personal (z. B. für Stellenbeschreibungen und -ausschreibungen)

 
Weitere Einsatzbereiche sind z. B. das Bau-, Rechts- und Vertragswesen oder die Projekt- und Konzeptdokumentation.

docuglobe – Das Redaktionssystem für MS Word

Und so arbeitet docuglobe, das Redaktionssystem für MS Word: Die Strategie heißt "datenbankgestütztes Modularisieren, Standardisieren und Strukturieren"

Die Strategie heißt "datenbankgestütztes Modularisieren, Standardisieren und Strukturieren". Genau diesen Ansatz verfolgt docuglobe.

Dokumente bestehen aus einzelnen Informationsmodulen, die mit Microsoft Word erstellt werden. Die Größe eines Informationsmoduls ist beliebig.

Die Informationsmodule werden in einer Baumstruktur (ähnlich dem Microsoft Datei-Explorer) abgebildet und in einer Datenbank verwaltet.

Weiterhin können beliebige Dateiformate (Fremddateien) modular verwaltet werden, um damit z. B. Anhänge an Dokumente anzufügen sowie Grafiken zu verwalten.

Ein Dokument besteht aus einer Liste verlinkter Informationsmodule und Fremddateien (Stücklistenprinzip). Wird ein Dokument generiert, übernimmt docuglobe die Gliederung, erzeugt das Layout und fügt die Grafiken und Anhänge ein.

docuglobe kann sowohl als Client Server System als auch als Webvariante (SaaS) betrieben werden.

Durch die Sprachverwaltung wird das Verwalten von Dokumenten in unterschiedlichen Sprachen einfach und effizient. Einmal übersetzte Inhalte werden immer wieder verwendet.

Die Publikation kann medienübergreifend erfolgen. Z. B. als PDF-Datei, Onlinehilfe, auf Tablets oder Smartphones, als MS Word-Dokument, HTML5-Website, iiRDS-Export, als EasyBrowse-Export für das Content Delivery Portal oder XML-Datei.

Weitere Besonderheit von docuglobe ist die modularisierte Bearbeitung und Verwaltung von MS PowerPoint-Präsentationen. So ist jede Folie nur einmal vorhanden und kann in beliebig vielen Präsentationen verwendet werden.

Übersetzungen direkt aus docuglobe beauftragen

Mit docuglobe können Sie Übersetzungen direkt aus dem System anfragen oder beauftragen. Sparen Sie sich die Zeit, E-Mails zu Ihrem Übersetzer zu versenden und haben Sie jederzeit den Status Ihrer Übersetzungsaufträge im Blick.

Somit können Sie mit docuglobe sofort von der direkte Anbindung an das gds-Kundenportal profitieren, Liefertermine definieren und den Status Ihrer Übersetzungen online einsehen.


Der Übersetzungsworkflow in docuglobe

docuglobe für Projekt- und Anlagendokumentation

Speziell für die Projekt- und Anlagendokumentation verfügt docuglobe über ein Softwaremodul, welches das Zusammenstellen und Konfektionieren der Dokumente unterstützt und dabei wesentliche Arbeitsschritte automatisiert.

Projekt- und Anlagendokumentationen setzen sich in der Regel aus unterschiedlichsten Informationen zusammen:

  • selbst geschriebene Dokumente (docuglobe-Dokumente)
  • Konstruktionsunterlagen (Zeichnungen, Pläne etc.)
  • Zulieferdokumentationen
  • sonstige Papiere (Zertifikate, Protokolle etc.)

Mit dem Softwaremodul "Projekt- und Anlagendokumentation" können Sie mit docuglobe Dokumentationen beliebigen Umfangs zusammenstellen.

Wie in einem virtuellen Regal setzt sich das Gesamtdokument aus einer Struktur von Ordnern und Registern zusammen. In diesen befinden sich dann die eigentlichen Unterlagen.

Bei der Zusammenstellung überwacht docuglobe automatisch den "Füllstand" eines Ordners und teilt dem Anwender mit, wenn ein neuer Ordner eingefügt werden muss, damit die virtuellen Ordner auch später den echten Ringordnern entsprechen.

Beim Publikationsprozess erzeugt docuglobe automatisch eine Datenstruktur für eine selbststartende CD inklusive Navigationsmenüs. Weiterhin ist eine Publikation als iiRDS-Export, EasyBrowse-Export für das Content Delivery Portal oder als Offlinevariante EasyBrowse möglich.

Darüber hinaus werden sämtliche für den Druck notwendige Layouts automatisch erzeugt. Dazu gehören neben den Dokumenten selbst die Inhaltsverzeichnisse, Ordnerrückenschilder und Deckblätter.

So automatisieren und optimieren Sie sämtliche Prozesse bei der Erstellung und Verwaltung Ihrer Projekt- und Anlagendokumentation.

Keine Angst vor großen Systemen

Es ist ein Irrtum, dass Redaktionssysteme sich nur für große Unternehmen lohnen. Durch die Investition in ein Redaktionssystem lassen sich viel Zeit, Geld und Nerven sparen, auch für kleinere Betriebe.

Egal, wie groß Ihre Firma ist, wir bieten Ihnen den idealen Einstieg in die modulare, professionelle Dokumentationserstellung.

Mit docuglobe complete bieten wir beispielsweise eine Lösung für kleinere Betriebe mit dem gleichen Funktionsumfang wie docuglobe. So können Sie mit unseren professionellen und markterprobten Standardtools wachsen - ohne Einschränkungen, ohne Kompromisse.

Sprechen Sie uns an!

Webinare, Seminare und Workshops

Sie möchten mehr zu diesen Themen erfahren? Nutzen Sie unsere kostenlosen Webinare sowie Seminare und Workshops zum Thema: 

Webinare

Die 60-minütigen Webinare sind gebührenfrei. Die Anmeldung muss mindestens 15 Minuten vor Beginn erfolgen.

Unser Tipp: 
Sollten Sie zum Webinartermin keine Zeit haben - melden Sie sich einfach trotzdem an. Sie erhalten die Aufzeichnung des Webinars nach der Veranstaltung.

 

20. September 2019, 10:00 Uhr | docuglobe-Server: Vorteile für einen Umstieg

Dieses Webinar richtet sich an Anwender der Redaktionssoftware docuglobe. Wir zeigen Ihnen welche Vorteile Sie mit dem Umstieg auf docuglobe-Server haben.

  • Erweiterung Ihres bestehenden Funktionsumfangs von docuglobe. Je nach bestehendem Funktionsumfang stehen Ihnen weitere Funktionen wie die Fremddateiverwaltung und die Variablensteuerung zur Verfügung
  • Autorenunterstützung authordesk: Terminologie und kontrollierte Sprache inklusive
  • Volltextindexierung sämtlicher Module in Ihrem System

Anschließend haben Sie per Chat die Möglichkeit, Fragen an uns zu richten.

02. Oktober 2019, 10:00 Uhr | Anlagendokumentation mit docuglobe

Dieses Webinar richtet sich an Technische Redakteure, die in Ihrem Alltag große Dokumentationsprojekte verwalten müssen.

Das Projekt- und Anlagenmodul von docuglobe kann dabei unterstützen.

  • Das virtuelle Ordnerregal
  • A - Z – vom Aufstellungsplan bis zur Zulieferdokumentation
  • Verzeichnisse, Register und Ordnerbeschriftungen automatisch erzeugen

Anschließend haben Sie per Chat die Möglichkeit, Fragen an uns zu richten.

29. November 2019, 10:00 Uhr | Word Dokumentenvorlage

Dieses Webinar richtet sich an professionelle Microsoft Word Nutzer.

In diesem Webinar werden folgende Themen behandelt:

  • Aufbau einer Dokumentenvorlagen.
  • Erklärung Abschnittswechsel.
  • Formatvorlagen erstellen.
  • Schnellbausteine anlegen

Anschließend haben Sie per Chat die Möglichkeit, Fragen an uns zu richten.

13. Dezember 2019, 10:00 Uhr | docuglobe Änderung / Versionierung / Archivierung

Dieses Webinar richtet sich an Einsteiger und Interessenten der Redaktionssoftware docuglobe.

Anhand von einfachen Beispielen wird demonstriert, wie Sie in docuglobe Änderungen, Versionierungen und Archivierungen durchführen können. 

  • Verwendungsnachweis und seine Funktion.
  • Änderungen von Informationen in docuglobe.
  • Versionierung in docuglobe und die Philosophie dahinter.
  • Archivierung von Dokumenten.

Anschließend haben Sie per Chat die Möglichkeit, Fragen an uns zu richten.

Seminare und workshops

Alle Seminare finden von 9:30 Uhr bis 16:00 Uhr statt. Die Teilnahmegebühr beträgt 380,- Euro, zzgl. MwSt. pro Person und beinhaltet Getränke sowie ein gemeinsames Mittagessen.

Die Mindestteilnehmerzahl beträgt fünf Personen. Die Anmeldung erfolgt per Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! unter Angabe Ihres Namens, der Firma, des Namens des Seminars, Ortes und Datums.

Alternativ zu den angebotenen Seminaren können Sie selbstverständlich auch jederzeit gerne individuelle, auf Ihren Bedarf abgestimmte Inhalte und Termine anfragen. Sprechen Sie uns an!

 

04. September 2019 | Arbeiten mit docuglobe

Ort: gds, Sassenberg

Inhalte dieses Seminars:

  • Administration und Konfiguration
  • Dokumentenlayouts erstellen (Templates)
  • Informationsmodule und Dokumente verwalten
  • Arbeiten mit den Funktionen Variantenmanagement, Fremddateien, Übersetzungsprozess, Variablensteuerung, Versionieren, Archivieren, Workflow, Projekt- und Anlagenmodul, Publizieren
Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
30. Oktober 2019 | Word für Poweruser

Ort: gds, Berlin

Inhalte dieses Seminars:

  • Strukturierte, umfangreiche Dokumente mit Word erstellen
  • Dokumenten- und Formatvorlagen richtig einsetzen
  • Arbeitsumgebung definieren
  • Add-Ins und Co.
  • Makros als "kleine Helfer" im Tagesgeschäft
  • u. v. m.
gds und Ovidius sind Microsoft Gold Partner Microsoft Gold Application Development Partner

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