Was bedeutet Controlled Language?
Controlled Language, auf Deutsch kontrollierte Sprache, ist eine regelbasierte Form des Schreibens. Unternehmen legen verbindliche Vorgaben für Terminologie, Satzbau, Formulierungen und Schreibweisen fest. Technische Inhalte sollen dadurch eindeutig, konsistent und verständlich werden.
Dabei geht es nicht darum, Fachtexte pauschal zu vereinfachen oder sprachlich zu verarmen. Controlled Language ist weder Leichte Sprache noch eine Sammlung starrer Kurzsatzregeln. Entscheidend ist, dass Autoren vergleichbare Inhalte nach denselben Prinzipien formulieren.
Das hilft Menschen ebenso wie technischen Systemen. Anwender erfassen Informationen schneller, Übersetzer müssen weniger Rückfragen stellen und Sprachwerkzeuge können Texte zuverlässiger verarbeiten.
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Typische Regeln für kontrollierte Sprache
Welche Regeln sinnvoll sind, hängt vom Unternehmen, seinen Produkten und der jeweiligen Zielgruppe ab. Ein Regelwerk für eine Maschinensteuerung sieht anders aus als die Sprachvorgaben für eine Softwareoberfläche oder eine Wartungsanleitung.
In der Praxis haben sich unter anderem folgende Grundsätze bewährt:
- Für einen Begriff oder ein Bauteil wird immer dieselbe Benennung verwendet.
- Synonyme kommen nur zum Einsatz, wenn sie fachlich notwendig und eindeutig definiert sind.
- Ein Satz enthält möglichst eine zentrale Information oder Handlungsanweisung.
- Lange Schachtelsätze werden vermieden.
- Handlungsanweisungen folgen einem einheitlichen Aufbau.
- Der handelnde Akteur wird klar benannt.
- Pronomen und Verweise wie „dieser“, „sie“, „es“ oder „dort“ werden vermieden, wenn ihr Bezug nicht eindeutig ist.
- Abkürzungen werden definiert und nach festen Regeln verwendet.
- Zahlen, Maßeinheiten sowie Datums- und Zeitangaben folgen einheitlichen Schreibweisen.
- Warn-, Sicherheits- und Hinweistexte werden nach festgelegten Mustern formuliert.
Nicht jede Regel muss für jeden Inhalt gelten. Ein zu umfangreiches oder zu starres Regelwerk kann die Arbeit der Technischen Redaktion sogar erschweren. Wirksam wird Controlled Language erst dann, wenn die Vorgaben fachlich begründet, im Redaktionsalltag anwendbar und für die Autoren nachvollziehbar sind.
In technischen Dokumentationen arbeiten häufig mehrere Autoren an unterschiedlichen Produktvarianten, Anleitungen oder Informationsmodulen. Ohne verbindliche Sprachregeln entstehen schnell verschiedene Formulierungen für denselben Sachverhalt.
Ein Bauteil wird beispielsweise in einem Dokument als „Gehäusedeckel“, in einem anderen als „Abdeckung“ und an einer dritten Stelle nur als „Deckel“ bezeichnet. Für den Leser bleibt möglicherweise unklar, ob tatsächlich dasselbe Bauteil gemeint ist. In der Übersetzung setzt sich diese Unsicherheit fort.
Übersetzer müssen prüfen, ob die unterschiedlichen Begriffe fachlich dasselbe bedeuten. Rückfragen entstehen. Im ungünstigsten Fall werden auch in den Zielsprachen unterschiedliche Begriffe verwendet. Das erhöht den Prüfaufwand und erschwert die Wiederverwendung bereits übersetzter Inhalte.
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Controlled Language reduziert solche Varianten. Dadurch entstehen mehr identische oder sehr ähnliche Textsegmente, die Übersetzungstechnologien wiedererkennen und erneut nutzen können.
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Ein Translation Memory speichert bereits übersetzte Textsegmente zusammen mit ihrer Übersetzung. Taucht ein identischer oder ähnlicher Satz später erneut auf, kann die vorhandene Übersetzung vorgeschlagen werden.
Der Nutzen eines Translation Memorys hängt deshalb nicht nur von seiner Größe ab. Entscheidend ist auch, wie konsistent die Ausgangstexte formuliert sind.
Drei sprachlich unterschiedliche Sätze können dieselbe Aussage enthalten. Für das Translation Memory bleiben sie dennoch drei verschiedene Segmente. Je stärker Formulierungen standardisiert sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass vollständige oder hochwertige ähnliche Treffer entstehen.
Auch maschinelle Übersetzungssysteme profitieren von eindeutigen Ausgangstexten. Unklare Satzbezüge, uneinheitliche Terminologie oder komplexe Satzstrukturen erhöhen den Interpretationsspielraum. Das kann zu falschen Bezügen, ungeeigneten Begriffen oder missverständlichen Handlungsanweisungen führen.
Kontrollierte Sprache reduziert diese Unsicherheiten. Das System erhält klarere Strukturen und wiederkehrende Formulierungsmuster. Dadurch werden Übersetzungsvorschläge tendenziell konsistenter und leichter nachzubearbeiten.
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Ein einfaches Beispiel zeigt den Unterschied.
Unklare Formulierung:
Sollte es dabei zu einer Störung kommen, ist diese gegebenenfalls vor einem erneuten Start zu beheben.
Was bedeutet „dabei“? Worauf bezieht sich „diese“? Wer soll die Störung beheben? Unter welchen Bedingungen ist die Behebung erforderlich?
Eindeutigere Formulierung:
Wenn eine Störung auftritt, stoppen Sie den Vorgang.
Befolgen Sie die Anweisungen zur Störungsbehebung.
Starten Sie den Vorgang anschließend erneut.
Die zweite Variante trennt die einzelnen Handlungen, benennt den Akteur und macht die Reihenfolge deutlich. Davon profitieren Anwender, Übersetzer und maschinelle Übersetzungssysteme gleichermaßen.
Dazu gehören vier Bausteine.
Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme. Welche Begriffe werden uneinheitlich verwendet? Wo treten besonders lange oder schwer verständliche Sätze auf? Welche Formulierungen führen regelmäßig zu Rückfragen?
Eine solche Analyse zeigt, welche Regeln tatsächlich benötigt werden. Unternehmen sollten nicht mit einem möglichst umfassenden Regelwerk beginnen, sondern mit den Problemen, die im eigenen Redaktions- und Übersetzungsprozess nachweislich Aufwand verursachen.
Controlled Language ohne Terminologiemanagement bleibt lückenhaft. Für Produkte, Funktionen, Bauteile und Prozesse müssen bevorzugte und nicht zulässige Benennungen festgelegt werden.
Dabei genügt es nicht, eine Liste freigegebener Begriffe zu erstellen. Autoren benötigen auch Informationen zu Bedeutung, Kontext, grammatischen Formen und möglichen Abgrenzungen zu ähnlichen Begriffen.
Autoren sollten Verstöße möglichst während des Schreibens erkennen können – nicht erst bei der abschließenden Prüfung oder während der Übersetzung. Vorlagen, Autorenleitfäden und automatisierte Prüfungen können dabei unterstützen.
Technische Unterstützung allein löst das Problem jedoch nicht. Ein Prüfsystem kann auf lange Sätze oder nicht freigegebene Begriffe hinweisen. Ob eine Aussage fachlich eindeutig und für die Zielgruppe verständlich ist, bleibt eine redaktionelle Entscheidung.
Damit Controlled Language nicht zum Selbstzweck wird, sollten Unternehmen prüfen, ob die Regeln den gewünschten Nutzen bringen. Geeignete Kennzahlen können beispielsweise die Anzahl terminologischer Abweichungen, Rückfragen im Übersetzungsprozess, Wiederverwendungsraten oder der Aufwand für das Post-Editing sein.
Die höchste Trefferquote im Translation Memory darf dabei nicht das einzige Ziel sein. Technische Richtigkeit, Verständlichkeit und Sicherheit haben Vorrang. Ein Satz sollte nicht nur deshalb standardisiert werden, weil er sich gut wiederverwenden lässt.
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Klare Sprache beginnt vor der Übersetzung
Übersetzungsqualität entsteht nicht erst in der Zielsprache. Sie wird wesentlich durch die Qualität des Ausgangstextes geprägt.
Einheitliche Begriffe, eindeutige Anweisungen und nachvollziehbare Satzstrukturen erhöhen die Wiederverwendung im Translation Memory, schaffen bessere Voraussetzungen für maschinelle Übersetzung und reduzieren vermeidbare Korrekturen im Post-Editing.
Gleichzeitig werden technische Informationen verständlicher, konsistenter und leichter wiederverwendbar. Controlled Language ist damit keine reine Stilfrage. Sie verbindet redaktionelle Qualität mit wirtschaftlichen Übersetzungsprozessen.
Wie einheitlich sind Ihre technischen Dokumentationen heute? Gibt es verbindliche Schreibregeln – oder entscheidet jeder Autor selbst über Begriffe, Satzbau und Formulierungen?
Wann lohnt sich Controlled Language?
Die Einführung verbindlicher Sprachregeln verursacht zunächst Aufwand. Regeln müssen entwickelt, Terminologie abgestimmt, Autoren geschult und bestehende Prozesse angepasst werden.
Der Nutzen steigt vor allem dann, wenn ein Unternehmen:
- regelmäßig in mehrere Sprachen übersetzt,
- umfangreiche oder häufig aktualisierte Dokumentationen erstellt,
- mit mehreren internen und externen Autoren arbeitet,
- Produktvarianten mit ähnlichen Inhalten dokumentiert,
- Translation Memorys oder maschinelle Übersetzung nutzt,
- technische Informationen über verschiedene Kanäle bereitstellt.
Bei wenigen einmaligen Dokumenten und geringem Übersetzungsvolumen kann ein umfassendes Regelwerk dagegen unverhältnismäßig sein. In solchen Fällen reicht möglicherweise ein kompakter Autorenleitfaden mit klarer Terminologie und einigen zentralen Schreibregeln.
Controlled Language sollte deshalb nicht möglichst groß, sondern passend zum tatsächlichen Bedarf aufgebaut werden.
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