Redaktionssystem für Technische Dokumentation – docuglobe

docuglobe – über 2000 Anwender nutzen das Redaktionssystem in über 400 Unternehmen verschiedenster Branchen

Sicherlich bestehen auch Ihre Dokumente aus variablen und aus immer wiederkehrenden Inhalten. Das Zerlegen dieser Dokumente in logisch verwendbare “Einzelteile” nennt man “Modularisierung”. Und genau das ist die Philosophie, die hinter dem Redaktionssystem docuglobe steckt.

Die jahrelange Praxiserfahrung, die in die Entwicklung von docuglobe eingeflossen ist, berücksichtigt dabei die wichtigsten Anforderungen:

Senkung der Kosten durch Verkürzung der Arbeitsprozesse und Steigerung der Produktionssicherheit. Im Ergebnis bringt dies eine besonders hohe und vor allen Dingen nachhaltige Qualität Ihrer Dokumente bei geringerem Erstellungsaufwand.



Anwendungsgebiete moderner Redaktionssysteme im Unternehmen

Arbeitsabläufe schneller und effizienter zu gestalten, sollte das Ziel eines jeden Unternehmers sein. In unserer digitalisierten Geschäftswelt gehört das Erstellen von Dokumenten mit zu den Hauptaufgabenbereichen vieler Angestellter. Allgemein betrachtet bestehen Dokumente in der Regel sowohl aus variablen Elementen wie auch wiederkehrenden Elementen.


Dokumentenerstellung: Arbeitsabläufe durch Modularisierung effizient verkürzen

Zerteilt man ein Dokument in seine Einzelteile (Module), dann nennt man diesen Vorgang Modularisierung. Ein Redaktionssystem verwaltet nun die vielen einzelnen Module sinnvoll. Mitarbeiter, die mit der Erstellung von Dokumenten beauftragt sind, greifen auf dieses Redaktionssystem zurück und können so ihre Arbeitsabläufe enorm verkürzen. Besonders bei der Erstellung folgender Dokumente hilft das System, die Qualitätsstandards zu maximieren:

  • Technische Datenblätter
  • Servicedokumentationen
  • Betriebsanleitungen
  • Bedienungsanleitungen
  • Wartungsanleitungen
  • Verträge
  • u. v. m.

Wenn es sich bei den wiederkehrenden Elementen in Dokumenten um Norm-Vorgaben oder Gesetzestexte handelt, werden die Fehlerquote und daraus resultierende Haftungsrisiken durch das Redaktionssystem massiv minimiert. Einen besonderen Stellenwert nimmt das Redaktionssystem bei der Erstellung von technischen Bedienungsanleitungen und technischen Dokumentationen ein. In diesen beiden Dokumententypen kommen besonders häufig wiederkehrende Informationsmodule und Textbausteine vor, die mithilfe des Redaktionssystems individuell kombiniert werden können. Ein weiterer entscheidender Vorteil ist, dass die Dokumentenerstellung im Betrieb vereinheitlicht wird. So sind Arbeitsvorgänge für jeden leicht ersichtlich und Projekte einheitlich gestaltet.


Einfache Implementierung in vorhandene Systeme

Das Redaktionssystem lässt sich immer perfekt auf die Bedürfnisse des Unternehmens konfigurieren und in vorhandene IT-Lösungen integrieren. Nach einer kurzen Implementierung und Eingewöhnungszeit optimiert das Redaktionssystem den Umgang mit Dokumenten im Unternehmen auf höchst sinnvolle Art und Weise.


Das Redaktionssystem docuglobe

Arbeiten mit dem Redaktionssystem docuglobe bedeutet effiziente und strukturierte Dokumentenerstellung durch Modularisierung. In Bereichen wie der Technischen Dokumentation, wo Betriebsanleitungen und Handbücher mit Umfängen von oftmals mehreren hundert Seiten erstellt werden, ist das Thema Modularisierung von Informationen nicht neu. Aber auch in anderen Unternehmensbereichen können deutliche Steigerungen der Effizienz bei der Dokumentenerstellung und -verwaltung mit einem Redaktionssystem realisiert werden.

Warum ein Redaktionssystem?

Ohne Redaktionssystem ist die klassische Vorgehensweise: Man sucht ein bestehendes Dokument, hat man es gefunden wird es geöffnet – man ändert die vorgangs- bzw. projektspezifischen Inhalte oder kopiert sie aus verschiedenen Dokumenten zusammen und wählt "Speichern unter…". Ohne den Einsatz eines Redaktionssystems ist dies die Standardvorgehensweise für die Erstellung unterschiedlichster Dokumente – von A wie Angebot bis Z wie Zertifizierungsunterlage. Dass dies zu einem undurchschaubaren und größtenteils redundanten Informationsbestand führt liegt auf der Hand. Von den damit verbundenen Kosten für die Verwaltung und der Qualität der Dokumente durch z. B. die sogenannten Kopierfehler ganz zu schweigen. Ein Lösungsansatz ist das Modularisieren von Informationen im Redaktionssystem, um daraus individuelle, dynamische Dokumente zu erzeugen. Die Methode der Modularisierung im Redaktionssystem eignet sich besonders für Unternehmensbereiche, die
  • viele verschiedene, zum Teil sehr ähnliche und häufig sich ändernde Dokumente erzeugen und pflegen müssen,
  • Dokumente in mehreren Sprachvarianten erstellen und verwalten müssen,
  • mehrere Veröffentlichungsformen gleichzeitig bedienen wollen.

Modularisierung im Redaktionssystem docuglobe

Die sich aus der Modularisierung im Redaktionssystem ergebenden Änderungen im Herstellungsprozess von Dokumenten wirken sich auf eine Vielzahl von Bereichen aus. Ganz allgemein ergibt sich eine Beschleunigung dadurch, dass langes Suchen und händisches Zusammenkopieren entfällt. Das Redaktionssystem docuglobe erlaubt eine Zusammenstellung neuer Dokumente aus einzelnen Modulen per Drag&Drop. docuglobe übernimmt dabei automatisch die inhaltliche Gliederung samt Verzeichnis und Index und stellt dem Anwender das neue Gesamtdokument zur Verfügung. Da die Inhalte der Dokumente zentral im Redaktionssystem gespeichert sind, können sie mittels Struktur-, Metadaten- oder Stichwortsuche von allen Mitarbeitern gefunden werden, die eine entsprechende Zugriffsberechtigung haben. Redundante Datenhaltung wird auf diese Weise vermieden.

Wiederverwendbarkeit von Inhalten im Redaktionssystem docuglobe

Ein weiterer wesentlicher Aspekt des Redaktionssystems ist die Wiederverwendbarkeit von Inhalten. Im Redaktionssystem vorhandene Inhalte können – einmal erstellt – vielfach genutzt werden, nicht nur innerhalb unterschiedlicher Dokumente, sondern auch für verschiedene Medien. Denkbar ist zum Beispiel nicht nur die Ausgabe etwa als PDF-Dokument, sondern auch als Onlinedokument oder als Ausgabe für mobile Endgeräte im Redaktionssystem. Ein erheblicher Beitrag zur Qualitätssteigerung ergibt sich daraus, dass die zentrale Änderung eines Informationsmoduls im Redaktionssystem die automatische Anpassung aller damit in Beziehung stehenden Dokumente bewirkt. Inhaltliche Veränderungen, neue Gesetze, Richtlinien und Normen können auf diese Weise unternehmensweit konsistent in die Dokumente eingepflegt werden. Ein weiterer wesentlicher Vorteil des Redaktionssystems ist die Wiederverwendung von bereits übersetzten Inhalten und der damit verbundenen Sprachverwaltung. Einmal übersetzte Informationsmodule stehen im Redaktionssystem bei späterer Verwendung in einem neuen Dokument für die Übersetzung automatisch zur Verfügung. Das bedeutet, dass nur die Teile eines Dokumentes, die inhaltlich verändert wurden, neu übersetzt werden müssen. Dadurch sorgt das Redaktionssystem für Einsparungen der Übersetzungskosten, bei der Fachübersetzung, im erheblichen Umfang.

Modulare PowerPoint-Präsentationen im Redaktionssystem docuglobe

Eine weitere Besonderheit des Redaktionssystems docuglobe ist die modularisierte Bearbeitung und Verwaltung von PowerPoint-Präsentationen. So ist jede Folie nur einmal im Redaktionssystem vorhanden und kann in beliebig vielen Präsentationen verwendet werden.
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