docuglobe

LAGERE KOSTEN, HOGERE PRODUCTIVITEIT EN DUURZAME KWALITEIT

oplossing Door docuglobe 

Het gebruik van docuglobe is zinvol als de opstelling van een document gebaseerd is op de volgende werkwijze:

‘Zoeken’ naar een gelijkaardig document dat als model zou kunnen dienen -> ‘Openen’ van het document -> ‘Opslaan als’.

Het is onvermijdelijk dat door die werkwijze niet-gestructureerde en niet meer te overziene hoeveelheden redundante gegevens c.q. inhouden ontstaan.

Een ander probleem bij die werkwijze zijn de zogenoemde ‘kopieerfouten’.

Ervaringen in veel bedrijven hebben aangetoond dat docuglobe in de meest uiteenlopende domeinen leidt tot strakkere en veiligere processen - waardoor een aanzienlijke verlaging van de kosten wordt bereikt.

Dat wordt keer op keer door onze klanten bevestigd.

UITEENLOPENDE TOEPASSINGSGEBIEDEN

docuglobe heeft zich intussen al ver buiten het oorspronkelijke gebruik van de ‘technische documentatie’ in andere toepassingsgebieden bewezen:

  • constructie, F&E
    bv. voor concept- of projectdocumentatie.

  • kwaliteitsmanagement
    voor werk-, procedure- en controle-instructies.

  • verkoop en marketing
    bv. voor het opstellen van offertes, productbeschrijvingen, presentaties.

  • IT/EGV
    voor gebruikers- en administratordocumentaties.

  • service
    voor opleidingsdocumenten, service-informatie, opleidingspresentaties.

  • personeel
    voor jobbeschrijvingen en -uitschrijvingen

Andere toepassingsgebieden zijn bv. bouw-, rechts- en contractwezen of project- en conceptdocumentatie.

docuglobe –- het redactiesysteem voor MS Word

This is how docuglobe - the editorial system for word - works

De strategie is ‘databaseondersteund modulariseren, standaardiseren en structureren’. Dat is net wat docuglobe nastreeft.

Documenten bestaan uit afzonderlijke informatiemodules die opgesteld worden met Microsoft Word. De grootte van een informatiemodule varieert.

De informatiemodules worden afgebeeld in een boomstructuur (lijkend op Microsoft Explorer) en beheerd in een database.

Verder kunnen naar believen bestandsformaten (vreemde bestanden) modulair beheerd worden om bv. bijlagen aan documenten toe te voegen en grafieken te beheren.

Een document bestaat uit een lijst van gekoppelde informatiemodules en vreemde bestanden (stuklijstprincipe). Als een document wordt gegenereerd, zorgt docuglobe voor de indeling, de lay-out en het invoegen van grafieken en bijlagen.

Met het taalbeheer kunnen meertalige documenten gemakkelijk en efficiënt beheerd worden. Eens inhouden vertaald zijn, worden ze steeds opnieuw gebruikt.

De publicatie kan media-overschrijdend gebeuren, bv. als pdf-bestand, online hulp, op tablets of smartphones, als MS Word-document of XML-bestand.

Een ander bijzonder kenmerk van docuglobe is het modulair bewerken en beheren van MS PowerPoint-presentaties. Zo is elke folie slechts eenmaal voorhanden en kan ze in willekeurig veel presentaties gebruikt worden.

 

Vertalingen direct vanuit docuglobe aanvragen

 

Met docuglobe kan u vertalingen direct vanuit het systeem aanvragen of toewijzen. Bespaar de tijd die u spendeert aan het versturen van e-mails naar uw vertalers en bekijk de status van de vertalingen in een oogopslag.


The docuglobe-translationworkflow

docuglobe voor project- en installatiedocumentatie

Speciaal voor de documentaties van projecten en installaties beschikt docuglobe over een softwaremodule die het samenstellen en opbouwen van de documenten ondersteunt en daarbij belangrijke werkstappen automatiseert.

Project- en installatiedocumentaties bestaan normaal uit de meest uiteenlopende informatie:

  • zelf geschreven documenten (docuglobe-documenten)
  • constructiedocumenten (tekeningen, schema’s ...)
  • documentatie van toeleveranciers
  • andere documenten (certificaten, verslagen ...)

Met de softwaremodule ‘Project- en installatiedocumentatie’ kan u met docuglobe documentaties samenstellen van willekeurige grootte.

Net zoals in een virtueel rek bestaat het volledige document uit een structuur van mappen en registers. Daarin zitten dan de eigenlijke documenten.

Bij de samenstelling bewaakt docuglobe automatisch het ‘vulniveau’ van een map en meldt de gebruiker als een nieuwe map moet worden ingevoegd zodat de virtuele mappen ook overeenstemmen met de latere echte ringmappen.

Tijdens het publicatieproces creëert docuglobe automatisch een gegevensstructuur voor een zelfopstartende cd incl. navigatiemenu.

Bovendien worden alle voor het afdrukken vereiste lay-outs automatisch gegenereerd. Daartoe behoren naast de documenten zelf ook de inhoudsopgaven, de rugetiketten van de mappen en de dekbladen.

Op die manier worden alle processen bij het opstellen en beheren van uw project- en installatiedocumentatie geautomatiseerd en geoptimaliseerd.

Webinars, seminars and workshops

You want to learn more about this topic? Take advantage of our free webinars as of our seminars and workshops on this topic: 

Webinars

De 60 minuten durende webinars zijn gratis. De aanmelding moet minstens 15 minuten voor aanvang gebeuren.

Houd er rekening mee dat de meeste van onze webinars in het Duits zijn.

 

13 september 2018, 10:00 uur | docuglobe Variablensteuerung

Dieses Webinar richtet sich an Einsteiger und Interessenten der Redaktionssoftware docuglobe.

Anhand von einem Datenblatt wird über das Erstellen von Modulen mit variablen Inhalten gesprochen. So können Sie flexibler mit standardisierten Modulen arbeiten.

‑        Übersicht der Variablensteuerung.

‑        Anlegen von Gruppen/Varianten/Variablen.

‑        Variablen in Modulen anlegen.

‑        Export- und Importmöglichkeiten.

Anschließend haben Sie per Chat die Möglichkeit, Fragen an uns zu richten.

Online-Registration

12 oktober 2018, 10:00 uur | Standardisierung und Modularisierung in der technischen Dokumentation

Dieses Webinar richtet sich an Einsteiger und Interessenten der Redaktionssoftware docuglobe.

Was sollte alles bei einer Standardisierung und Modularisierung beachtet werden und wie kann man solche Prozesse in einem Redaktionssystem abbilden?

‑         Die einzelnen Phasen einer Standardisierung.

‑         Dokumente analysieren - aber richtig.

‑         Standardisierte Strukturen in einem Redaktionssystem definieren.

Anschließend haben Sie per Chat die Möglichkeit, Fragen an uns zu richten.

Online-Registration

Seminars and Workshops

Alle seminars vinden plaats van 9.30 tot 16.00 uur. Het inschrijvingsgeld bedraagt 380 euro excl. btw per persoon. Dranken en een gezamenlijke lunch zijn inbegrepen.

Het minimumaantal deelnemers bedraagt vijf personen. U kan zich aanmelden door een e-mail te sturen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. met vermelding van uw naam, uw bedrijf, de naam van het seminar, de plaats en de datum.

Naast de hieronder vermelde seminars en workshops bieden wij natuurlijk ook graag individuele sessies aan die volledig zijn afgestemd op uw inhoud en data.

Houd er rekening mee dat onze seminars momenteel alleen in het Duits beschikbaar zijn.

 

1 augustus 2018 | Arbeiten mit docuglobe

Ort: Ovidius, Berlin

Inhalte:

• Administration und Konfiguration
• Dokumentenlayouts erstellen (Templates)
• Informationsmodule und Dokumente verwalten
• Arbeiten mit den Funktionen Variantenmanagement, Fremddateien, Übersetzungsprozess, Variablensteuerung, Versionieren, Archivieren, Workflow, Projekt- und Anlagenmodul, Publizieren

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

docuglobe - user interface

Gebruikersoppervlak

docuglobe - information modules

Informatiemodule

docuglobe - document management

Documentbeheer

docuglobe - variants management

Variantenmanangement

docuglobe - external files

Vreemde gegevens

docuglobe - translation process

Vertaalproces

docuglobe - management of variables

Variabelenregeling

docuglobe - versioning

Versionering

docuglobe - workflow

Workflow

docuglobe - project and system module

Project- en installatiemodule

docuglobe - risk assessment

Risicobeoordeling