„Wist u dat u uw documenten met docuglobe in een cloud kunt laden?“
Christian Paul | Product Manager docuglobe
LAGERE KOSTEN, HOGERE PRODUCTIVITEIT EN DUURZAME KWALITEIT
oplossing Door docuglobe
Het gebruik van docuglobe is zinvol als de opstelling van een document gebaseerd is op de volgende werkwijze:
‘Zoeken’ naar een gelijkaardig document dat als model zou kunnen dienen -> ‘Openen’ van het document -> ‘Opslaan als’.
Het is onvermijdelijk dat door die werkwijze niet-gestructureerde en niet meer te overziene hoeveelheden redundante gegevens c.q. inhouden ontstaan.
Een ander probleem bij die werkwijze zijn de zogenoemde ‘kopieerfouten’.
Ervaringen in veel bedrijven hebben aangetoond dat docuglobe in de meest uiteenlopende domeinen leidt tot strakkere en veiligere processen - waardoor een aanzienlijke verlaging van de kosten wordt bereikt.
Dat wordt keer op keer door onze klanten bevestigd.
... leer meer over docuglobe in een interview met Christian Paul, hoofd softwareontwikkeling en verkoopvertegenwoordiger Matthias Ettischer: (Enkel in het Duits beschikbaar)
Overigens kunt u ook basisinformatie over het docuglobe-editorialsysteem en de geschiedenis ervan lezen op Wikipedia .... (Enkel in het Duits beschikbaar)
Het Component Content Management System (CCMS) docuglobe heeft zich intussen al ver buiten het oorspronkelijke gebruik van de ‘technische documentatie’ in andere toepassingsgebieden bewezen:
constructie, F&E bv. voor concept- of projectdocumentatie.
kwaliteitsmanagement voor werk-, procedure- en controle-instructies.
verkoop en marketing bv. voor het opstellen van offertes, productbeschrijvingen, presentaties.
IT/EGV voor gebruikers- en administratordocumentaties.
service voor opleidingsdocumenten, service-informatie, opleidingspresentaties.
personeel voor jobbeschrijvingen en -uitschrijvingen
Andere toepassingsgebieden zijn bv. bouw-, rechts- en contractwezen of project- en conceptdocumentatie.
docuglobe – het redactiesysteem voor MS Word
De strategie is ‘databaseondersteund modulariseren, standaardiseren en structureren’. Dat is net wat docuglobe nastreeft.
Documenten bestaan uit afzonderlijke informatiemodules die opgesteld worden met Microsoft Word. De grootte van een informatiemodule varieert.
De informatiemodules worden afgebeeld in een boomstructuur (lijkend op Microsoft Explorer) en beheerd in een database.
Verder kunnen naar believen bestandsformaten (vreemde bestanden) modulair beheerd worden om bv. bijlagen aan documenten toe te voegen en grafieken te beheren.
Een document bestaat uit een lijst van gekoppelde informatiemodules en vreemde bestanden (stuklijstprincipe). Als een document wordt gegenereerd, zorgt docuglobe voor de indeling, de lay-out en het invoegen van grafieken en bijlagen.
Met het taalbeheer kunnen documenten in verschillende talen gemakkelijk en efficiënt beheerd worden. Eens inhouden vertaald zijn, worden ze steeds opnieuw gebruikt.
De publicatie kan media-overschrijdend gebeuren, bv. als pdf-bestand, online hulp, op tablets of smartphones, als MS Word-document, HTML5 website, iiRDS Exporteren, als easybrowse Exporteren voor de Content Delivery Portal of XML-bestand.
Een ander bijzonder kenmerk van docuglobe is het modulair bewerken en beheren van MS PowerPoint-presentaties. Zo is elke folie slechts eenmaal voorhanden en kan ze in willekeurig veel presentaties gebruikt worden.
Vertalingen direct vanuit docuglobe aanvragen
Met docuglobe kan u vertalingen direct vanuit het systeem aanvragen of toewijzen. Bespaar de tijd die u spendeert aan het versturen van e-mails naar uw vertalers en bekijk de status van de vertalingen in een oogopslag.
Met docuglobe kunt u direct profiteren van de directe verbinding met het gds klantenportaal, leveringsdata definiëren en de status van uw vertalingen online bekijken.
docuglobe voor project- en installatiedocumentatie
Speciaal voor de documentaties van projecten en installaties beschikt docuglobe over een softwaremodule die het samenstellen en opbouwen van de documenten ondersteunt en daarbij belangrijke werkstappen automatiseert.
Project- en installatiedocumentaties bestaan normaal uit de meest uiteenlopende informatie:
zelf geschreven documenten (docuglobe-documenten)
constructiedocumenten (tekeningen, schema’s ...)
documentatie van toeleveranciers
andere documenten (certificaten, verslagen ...)
Met de softwaremodule ‘Project- en installatiedocumentatie’ kan u met docuglobe documentaties samenstellen van willekeurige grootte.
Net zoals in een virtueel rek bestaat het volledige document uit een structuur van mappen en registers. Daarin zitten dan de eigenlijke documenten.
Bij de samenstelling bewaakt docuglobe automatisch het ‘vulniveau’ van een map en meldt de gebruiker als een nieuwe map moet worden ingevoegd zodat de virtuele mappen ook overeenstemmen met de latere echte ringmappen.
Bij de publicatie maakt docuglobe automatisch een gegevensstructuur aan voor zelfstartende datadragers (cd, USB-stick ...) met navigatiemenu’s. docuglobe ondersteunt het gestandaardiseerde iiRDS-formaat. Dat formaat dient voor de uitwisseling met easybrowse maar is ook compatibel met verschillende derde systemen.
Bovendien worden alle voor het afdrukken vereiste lay-outs automatisch gegenereerd. Daartoe behoren naast de documenten zelf ook de inhoudsopgaven, de rugetiketten van de mappen en de dekbladen. Het publicatietraject van easybrowse biedt de mogelijkheid om de hierboven beschreven functies weer te geven voor mobiele documentatie. Ook daarvoor ondersteunt docuglobe het iiRDS-formaat.
Op die manier worden alle processen bij het opstellen en beheren van uw project- en installatiedocumentatie geautomatiseerd en geoptimaliseerd.
GEEN ANGST VOOR GROTE SYSTEMEN
Het is een vergissing dat redactionele systemen alleen de moeite waard zijn voor grote bedrijven. Investeren in een redactioneel systeem kan veel tijd, geld en zenuwen besparen, ook voor kleinere bedrijven.
Hoe groot uw bedrijf ook is, wij bieden u de ideale toegang tot modulaire, professionele documentatieontwikkeling.
Met docuglobe compleet bieden wij bijvoorbeeld een oplossing voor kleinere bedrijven met dezelfde functies als docuglobe. Zo kunt u groeien met onze professionele en beproefde standaardgereedschappen - zonder beperkingen, zonder compromissen.
Wilt u meer weten over dit onderwerp? Profiteer dan van onze gratis webinars en van onze seminars en workshops over dit onderwerp:
Webinars
De 60 minuten durende webinars zijn gratis. De aanmelding moet minstens 15 minuten voor aanvang gebeuren.
Onze tip: Als u geen tijd heeft voor de afspraak voor de webinar - registreer u dan gewoonweg. U ontvangt de opname van het webinar na afloop van het evenement.
Houd er rekening mee dat onze webinars in het Duits zijn.
Momenteel bieden we geen specifieke webinars aan.
Kom later terug of klik op de volgende knop om jezelf te informeren over onze webinars over een verscheidenheid aan andere onderwerpen.
Natuurlijk kunt u ook altijd de opnames van eerdere webinars bekijken in onze docuportal.
Seminars en Workshops
Alle seminars vinden plaats van 9.30 tot 16.00 uur. Het inschrijvingsgeld bedraagt 380 euro excl. btw per persoon. Dranken en een gezamenlijke lunch zijn inbegrepen.
Het minimumaantal deelnemers bedraagt vijf personen. U kan zich aanmelden door een e-mail te sturen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. met vermelding van uw naam, uw bedrijf, de naam van het seminar, de plaats en de datum.
Houd er rekening mee dat onze seminars momenteel alleen in het Duits beschikbaar zijn.
U kunt kiezen uit een groot aantal seminaronderwerpen en workshops over het thema docuglobe redactionele system, maar ook over onze andere systemen en diensten.
Natuurlijk bieden wij u ook individuele inhoud aan die specifiek op uw behoeften is afgestemd - wij adviseren u graag:
De eenvoudigste manier om uw klanten en servicemedewerkers te bereiken. Met een muisklik draagt u uw gegevens volledige automatisch via vooraf gedefinieerde kanalen over naar offline, web en app.
Beperk begripsfouten en minimaliseer de vertaalkosten voor uw technische documentatie. Tijdens het opstellen worden standaardzinnen en vaste begrippen automatisch door het systeem voorgesteld.
Opmerking: Voor een betere leesbaarheid gebruikt de gds GmbH op deze website de generisch mannelijke taalvorm. Die vorm mag u principieel beschouwen als genderneutraal.