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Wenig Aufwand, hohe Qualität: Technische Dokumentation bei MIWE

Anbieter von Backtechnologie setzt auf docuglobe

Kleinbacköfen, Industriebackstraßen, Kühlanlagen – in jeglicher Größe, an jeden Ort der Welt geliefert. Die MIWE Michael Wenz GmbH (MIWE) ist einer der ganz großen Anbieter auf dem Gebiet der Backtechnologie. Bernhard Kusche ist einer der Mitarbeiter, die im Hintergrund dafür sorgen, dass bei MIWE alles rund läuft. Als leitender Technischer Redakteur ist er für die gesamte Technische Dokumentation zu jedem einzelnen dieser vielfältigen Produkte verantwortlich. Derzeit erstellt sein Redaktionsteam 13 verschiedene Dokumententypen in bis zu 30 Sprachen. Im Jahr kommen so mehrere hundert Dokumente zusammen.

Das hört sich nach viel Arbeit an. Ist es auch und Kusche ist froh, dass MIWE bereits vor Jahren ein Redaktionssystem für die Technische Dokumentation eingeführt hat. Mit der Lösung docuglobe von gds spart das Unternehmen Zeit und Aufwand: "Wir sind ein Breitbandhersteller, also müssen wir auch eine breite Palette an Dokumentationen erstellen. Ohne Redaktionssystem könnten wir diese Aufgabe gar nicht bewältigen", ist sich der erfahrene Redakteur sicher. Denn: "Früher schrieb hier jeder in Word, und zwar so, wie er es für richtig hielt. Doch um unserem hohen Qualitätsanspruch gerecht zu werden, müssen die Dokumente standardisiert sein – optisch wie auch inhaltlich. Bei der Masse an benötigten Dokumenten wären wir ohne technologische Unterstützung sehr schnell an unsere Grenzen gestoßen."

Bereits 2007 entschieden sich die Verantwortlichen bei MIWE für die Einführung eines Redaktionssystems für die Technische Dokumentation. Nach einer eingehenden Marktrecherche fiel die Wahl auf die Lösung docuglobe der gds-Gruppe, dem Fullservice-Dienstleister für die Technische Dokumentation. "Ausschlaggebend war die einfache Handhabung mit Word als Editor und darüber hinaus die optimale Funktionalität für unsere Anforderungen sowie die Stabilität der Software", erklärt Kusche. Zuvor waren die Technischen Dokumentationen von MIWE ebenfalls mit Word erstellt worden, sodass bei der Einführung von docuglobe Schulungen und lange Eingewöhnungsphasen für den Editor wegfielen.

Backwaren auf dem Weg in die MIWE-Backöfen
Breites Portfolio im Bereich der Backtechnologie: Die Technischen Dokumentationen hierfür erstellt MIWE mit docuglobe.

Elf Jahre nach der Einführung von docuglobe zieht Kusche ein mehr als positives Fazit: "Wir haben eine breite Produktpalette, müssen in viele verschiedene Sprachen übersetzen und haben dabei einen sehr hohen Qualitätsanspruch – ohne Redaktionssystem würden statt der sechs Technischen Redakteure, die hier tätig sind, sicher 25 Mitarbeiter benötigt."

Die Lösung erleichtere auch die Einführung von einheitlichen Terminologien. Dadurch steigt nicht nur die Lesbar- und Verständlichkeit der deutschen Dokumentation, gleichzeitig gewinnen die Übersetzungen an Qualität. Auch die Dokumentenstrukturen konnten dank docuglobe unkompliziert vereinheitlicht werden, was ebenfalls zu einer allgemeinen Qualitätssteigerung führte. Durch die Einführung von Terminologie- sowie Strukturstandards hält MIWE gesetzliche Vorgaben und Normen heute ohne Mehraufwand ein und kann bei Bedarf schnell Anpassungen vornehmen.

Das Ganze lässt sich aber auch in Zahlen belegen. Seit 2011 hat das Unternehmen den Dokumentenausstoß verhundertfacht – und das bei konstantem Budget. Weil einmal angefertigte Textmodule immer wieder für neue Dokumentationen genutzt werden können, werden dauerhaft Kosten gespart, rechnet Kusche vor: "Texte und Strukturen sind ja da, man muss sie nicht mehr großartig ändern. So geben wir heute für ein 100-Seiten-Dokument keine zehn Prozent von dem aus, was es uns noch vor einigen Jahren gekostet hätte."

Weiterentwicklung geplant: Technische Dokumentation in Echtzeit

Aufgrund der guten Erfahrungen, die MIWE mit docuglobe gemacht hat, haben sich die Arnsteiner dazu entschieden, in Zukunft weiter in die technologische Unterstützung der Technischen Dokumentation zu investieren. "Wir verändern die Dokumentationsbereitstellung und werden bald dazu übergehen, Liveinformationen zur Verfügung zu stellen", sagt Kusche. Es werden kleine Dokumente entstehen, die auf spezielle Probleme und bestimmte Zielgruppen zugeschnitten sind. "Diese können dann von zugriffsberechtigten Personen weltweit und unabhängig vom Endgerät in gleichbleibender Qualität und eben in Echtzeit abgerufen werden."

Die technologische Basis für diesen Service bildet die Content Delivery Lösung EasyBrowse, die von Ovidius – ein Unternehmen der gds-Gruppe – angeboten wird. Bei der Einführung verlässt sich Kusche voll auf die Unterstützung durch gds: "Mit gds haben wir einen Partner, der uns immer sehr gut unterstützt. Ich habe keinen Zweifel, dass auch das kommende Projekt erfolgreich umgesetzt werden wird. Ich freue mich auf die spannenden Veränderungen, die uns bevorstehen."

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