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Technische Dokumentation: Die Publikation der Zukunft ist digital

Interview mit Jan Grüter, Product Manager für Content-Delivery-Systeme

Die elektronische Bereitstellung von Inhalten (Electronic Content Delivery) für die Technische Dokumentation ist auf dem Vormarsch. Als neuer Product Manager für Content-Delivery-Systeme (CDS) der gds-Gruppe wird Jan Grüter ab sofort die Weiterentwicklung des betreffenden Lösungsportfolios verantworten. So soll unter anderem ein gds-Portal speziell für die Ausgabe von elektronischem Content geschaffen werden. Welche Vorteile digitale Dokumentationen bieten und welche strategischen Ziele die gds-Gruppe mit der neuen Technologie verknüpft, erklärt Jan Grüter im Interview.

Warum baut die gds-Gruppe den Unternehmensbereich der Content-Delivery-Systeme aus?

Weil wir inzwischen deutlich spüren, dass die Bedeutung von CDS bei der Ausgabe von Technischen Publikationen wächst. Wir haben uns deshalb zum Ziel gesetzt, eine Plattform zu schaffen, die Inhalte nicht nur zielorientiert und strukturiert, sondern auch geräte- und standortunabhängig zur Verfügung stellt.

Wie verändert sich das Nutzungsverhalten in Bezug auf die Technische Dokumentation?

Die Digitalisierung durchzieht inzwischen alle Branchen. Auch die Technische Dokumentation durchlebt diesen Umbruch. Dank leistungsfähiger Redaktionssysteme können Inhalte heute viel zielgerichteter aufbereitet und praktikabler aufgebaut werden. Technische Dokumentationen müssen nicht mehr als gesamtes Werk transportiert oder dem Kunden händisch übergeben werden. Die Digitalisierung bietet sowohl Verfassern als auch Anwendern heute die Möglichkeit, mit wenigen Klicks benötigte Informationsmodule nachzuschlagen und Anmerkungen zu diesen digital festzuhalten. So kann das System nicht nur durch seine Suchfunktion Zeit einsparen, es „merkt“ sich auch bestimmte Anwender und deren Nutzungsverhalten. Beispielsweise Servicetechniker profitieren enorm davon.

Gibt es bestimmte Branchen, die den Wandel im Bereich CDS derzeit besonders treiben?

Hier ist vor allem die Luftfahrt zu nennen. Die Fluggesellschaften treiben den Wandel aus dem einfachen Grund, dass Technische Dokumentationen aus Papier im Cockpit nicht besonders gut handhabbar sind. Doch vor allem in den letzten zwei Jahren nehmen wir branchenübergreifend ein zunehmendes Interesse an Content-Delivery-Systemen wahr. Vor allem in Industrie und Maschinenbau häufen sich die Anwendungsfälle in der Praxis.

Steigende Nachfrage nach digitaler Technischer Dokumentation

Das heißt, es ist bereits eine wachsende Nachfrage nach entsprechenden Systemen spürbar?

Ja, und genau deshalb agieren wir dahingehend, dass wir die Abteilung für CDS mit erweiterten Ressourcen ausstatten. So können wir bereits vorhandene Produkte weiterentwickeln und auf ein neues Niveau heben. Vor allem die Bedienbarkeit rückt dabei in den Fokus: Die Auslieferung der Daten, die Darstellungsformen und vor allem die jeweilige Anwendergruppe müssen dabei berücksichtigt werden. Dies soll künftig ein Content-Delivery-Portal lösen.

Portrait Jan Grüter - Experte für Technische Dokumentation
Jan Grüter ist Product Manager für Content-Delivery-Systeme

Welche Schritte der Weiterentwicklung sind in Bezug auf Content-Delivery-Systeme geplant?

Eine Grundlage bietet die Produktfamilie EasyBrowse, die bereits bei unseren Redaktionssystemen docuglobe und XR Anwendung findet. Der Fokus lag jedoch bisher darauf, unsere CDS-Lösungen stark an die individuellen Bedürfnisse der Nutzer anzupassen. Nun sollen Kunden zusätzlich auf Standardlösungen zugreifen können, die einen schnellen und unkomplizierten Einstieg in die elektronische Publikation bieten – flexibel genug, um auch diverse Schnittstellen anderer Systeme anzusprechen. Zudem wird das Portal den Intelligent Information Request and Delivery Standard (iiRDS) unterstützen. Das ist eine wichtige Voraussetzung, damit Inhalte systemübergreifend, nutzergerecht und digital zur Verfügung gestellt werden können. Die Entwicklung des Standards hat die gds GmbH als Gründungsmitglied des iiRDS Consortium von Anfang an aktiv vorangetrieben.

Wird die Technische Dokumentation also bald vollständig ohne Papier auskommen?

Nein. Die papierlose Technische Dokumentation ist selbstverständlich noch nicht flächendeckend realisierbar. Es gibt zwar Branchen, allen voran Fluggesellschaften, in denen naturgemäß ein hoher Bedarf besteht, benötigte Informationen so schnell wie möglich griffbereit zu haben. Diese Notwendigkeit ist zum jetzigen Zeitpunkt allerdings nicht überall derart hoch. Die Grundprinzipien lassen sich aber auf viele andere Bereiche übertragen.

Welche Bereiche betrifft dies besonders?

Dort, wo Ausfallzeiten dringend vermieden werden müssen, etwa bei Produktionsmaschinen oder chemischen Prozessen, spielt Electronic Content Delivery bereits heute eine große Rolle. Doch es wird sich nicht von heute auf morgen alles verändern. Es wird immer noch das ausgedruckte Dokumentationspaket geben, das zusätzlich benutzt und Kunden mit an die Hand gegeben wird. Aber es findet sukzessive ein Umdenken statt, nicht zuletzt getrieben durch die junge Generation von Mitarbeitern, die aktuell in den Unternehmen ankommt und bereits auf ein weitgehend digitales Arbeiten eingestellt ist. Gerade im Ausbildungs- und Schulungsbereich sehen wir noch große Potenziale für den Einsatz und die Weiterentwicklung von Content-Delivery-Systemen. Hier gibt es viele Anknüpfungspunkte speziell für den Bereich der Technischen Dokumentation. Das haben wir realisiert und das werden wir fördern.

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