Redaktionssystem für Technische Dokumentation – docuglobe

Das Redaktionssystem docuglobe

Arbeiten mit dem Redaktionssystem docuglobe bedeutet effiziente und strukturierte Dokumentenerstellung durch Modularisierung. In Bereichen wie der Technischen Dokumentation, wo Betriebsanleitungen und Handbücher mit Umfängen von oftmals mehreren hundert Seiten erstellt werden, ist das Thema Modularisierung von Informationen nicht neu. Aber auch in anderen Unternehmensbereichen können deutliche Steigerungen der Effizienz bei der Dokumentenerstellung und -verwaltung mit einem Redaktionssystem realisiert werden.



Warum ein Redaktionssystem?

Ohne Redaktionssystem ist die klassische Vorgehensweise: Man sucht ein bestehendes Dokument, hat man es gefunden wird es geöffnet – man ändert die vorgangs- bzw. projektspezifischen Inhalte oder kopiert sie aus verschiedenen Dokumenten zusammen und wählt "Speichern unter…". Ohne den Einsatz eines Redaktionssystems ist dies die Standardvorgehensweise für die Erstellung unterschiedlichster Dokumente – von A wie Angebot bis Z wie Zertifizierungsunterlage. Dass dies zu einem undurchschaubaren und größtenteils redundanten Informationsbestand führt liegt auf der Hand. Von den damit verbundenen Kosten für die Verwaltung und der Qualität der Dokumente durch z. B. die sogenannten Kopierfehler ganz zu schweigen. Ein Lösungsansatz ist das Modularisieren von Informationen im Redaktionssystem, um daraus individuelle, dynamische Dokumente zu erzeugen. Die Methode der Modularisierung im Redaktionssystem eignet sich besonders für Unternehmensbereiche,

 

  • die viele verschiedene, zum Teil sehr ähnliche und häufig sich ändernde Dokumente erzeugen und pflegen müssen, 
  • Dokumente in mehreren Sprachvarianten erstellen und verwalten müssen
  • mehrere Veröffentlichungsformen gleichzeitig bedienen wollen.


Modularisierung im Redaktionssystem docuglobe

Die sich aus der Modularisierung im Redaktionssystem ergebenden Änderungen im Herstellungsprozess von Dokumenten wirken sich auf eine Vielzahl von Bereichen aus. Ganz allgemein ergibt sich eine Beschleunigung dadurch, dass langes Suchen und händisches Zusammenkopieren entfällt. Das Redaktionssystem docuglobe erlaubt eine Zusammenstellung neuer Dokumente aus einzelnen Modulen per Drag&Drop. docuglobe übernimmt dabei automatisch die inhaltliche Gliederung samt Verzeichnis und Index und stellt dem Anwender das neue Gesamtdokument zur Verfügung. Da die Inhalte der Dokumente zentral im Redaktionssystem gespeichert sind, können sie mittels Struktur-, Metadaten- oder Stichwortsuche von allen Mitarbeitern gefunden werden, die eine entsprechende Zugriffsberechtigung haben. Redundante Datenhaltung wird auf diese Weise vermieden.


Wiederverwendbarkeit von Inhalten im Redaktionssystem docuglobe

Ein weiterer wesentlicher Aspekt des Redaktionssystems ist die Wiederverwendbarkeit von Inhalten. Im Redaktionssystem vorhandene Inhalte können – einmal erstellt – vielfach genutzt werden, nicht nur innerhalb unterschiedlicher Dokumente, sondern auch für verschiedene Medien. Denkbar ist zum Beispiel nicht nur die Ausgabe etwa als PDF-Dokument, sondern auch als Onlinedokument oder als Ausgabe für mobile Endgeräte im Redaktionssystem. Ein erheblicher Beitrag zur Qualitätssteigerung ergibt sich daraus, dass die zentrale Änderung eines Informationsmoduls im Redaktionssystem die automatische Anpassung aller damit in Beziehung stehenden Dokumente bewirkt. Inhaltliche Veränderungen, neue Gesetze, Richtlinien und Normen können auf diese Weise unternehmensweit konsistent in die Dokumente eingepflegt werden. Ein weiterer wesentlicher Vorteil des Redaktionssystems ist die Wiederverwendung von bereits übersetzten Inhalten und der damit verbundenen Sprachverwaltung. Einmal übersetzte Informationsmodule stehen im Redaktionssystem bei späterer Verwendung in einem neuen Dokument für die Übersetzung automatisch zur Verfügung. Das bedeutet, dass nur die Teile eines Dokumentes, die inhaltlich verändert wurden, neu übersetzt werden müssen. Dadurch sorgt das Redaktionssystem für Einsparungen der Übersetzungskosten, bei der Fachübersetzung, im erheblichen Umfang.


Modulare PowerPoint-Präsentationen im Redaktionssystem docuglobe

Eine weitere Besonderheit des Redaktionssystems docuglobe ist die modularisierte Bearbeitung und Verwaltung von PowerPoint-Präsentationen. So ist jede Folie nur einmal im Redaktionssystem vorhanden und kann in beliebig vielen Präsentationen verwendet werden.

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