12.04.2007docuTALK in Sassenberg: Let’s talk about…

Seminarreihe vom Start weg ein schöner Erfolg

Die ersten beiden Seminare der durch die global document solutions neu aufgelegten Reihe docuTALK sind von den Teilnehmern mit viel Zuspruch bedacht worden. Die Tatsache, dass die Treffen jeweils deutlich über das ursprünglich für 16.00 Uhr vorgesehene Ende hinausgingen spricht für sich.

Eröffnet wurde docuTALK mit dem Thema "Modularisierung, Standardisierung und Unternehmensworkflow in der Technischen Dokumentation". Als Referentin konnte hierfür Frau Dr. Gertrud Grünwied gewonnen werden, die ihrem ausgezeichneten Ruf als Seminarleiterin an öffentlichen Weiterbildungsinstituten wie VDI, VDI-Wissensforum und der TAE Technische Akademie rundherum gerecht wurde.

Der Gedanke an die Modularisierung der vollständigen Dokumentation eines Unternehmens löst bei den dort Verantwortlichen oft zunächst einmal Zweifel aus, ob dies überhaupt voll umfänglich und in einer angemessenen Zeit möglich ist.

Frau Dr. Grünwied erklärte im Seminar zunächst einmal die grundsätzliche Vorgehensweise in übersichtlichen Schritten. Die Informationsmodellierung, nämlich das Analysieren, Strukturieren und Einordnen von Informationen sowie die Erstellung eines Modells für die Informationen, standen hierbei am Anfang aller Aktionen. Im Detail wurde dann aufgezeigt, welche Vorgehensweisen zum Strukturieren und Modularisieren erforderlich sind, die Klassifizierung von Informationen und deren Benennung und Beschreibung.

Nach der Darstellung dieser Basis-Tätigkeiten ging es in dem Seminar dann um relevante Einflussfaktoren im Zusammenhang mit Modularisierung und Strukturierung. So wirken sich z.B. bestimmte Gesetze, Verordnungen oder Richtlinien auf die Art der Modularisierung aus, genauso wie Vorgaben des Unternehmens in Bezug auf Layout und Gestaltung. Die Berücksichtigung von Zielgruppen wurde genannt und nicht zuletzt Vorgaben, die sich aus der Art des zu beschreibenden Produktes ergeben – hier speziell das Gefährdungspotenzial, das in einer fehlerhaften Dokumentation stecken kann. Das erste docuTALK-Seminar endete mit einer Fragerunde, innerhalb derer die Teilnehmer sich noch individuelle Beratung zu den speziellen Anforderungen in ihrem Arbeitsalltag mitnehmen konnten.

Ausschließlich um das Thema "Gefahrenanalyse, Produkthaftung, Normen und Richtlinien" ging es am zweiten Tag von docuTALK. Mit Herrn Horst-Henning Kleiner, geschäftsführender Gesellschafter der tecteam Gesellschaft für Technische Dokumentation und Werbung mbH in Dortmund, konnte auch hier ein hochkarätiger Referent gewonnen werden.

Mit Fokus auf sehr viel Interaktion beschrieb Herr Kleiner die kleinen und großen Fallen, die im Detail einer Verpackung oder einer Dokumentation versteckt sein könnten.

Höchst erstaunt zeigte sich das Auditorium z.B. bei der Erklärung, dass das Bild auf einer Verpackung im Haftungsfall ein größeres Gewicht haben kann, als jeder Warnhinweis in der Bedienungsanleitung. Zeigt die Umverpackung eines Trennschneiders z.B. einen Anwender ohne die erforderliche Schutzbrille, so kann auf diese ruhig in der Bedienungsanleitung hingewiesen worden sein – im Schadensfalle durch Schneiden ohne Brille kann sich der Geschädigte auf besagtes Werbebild berufen.

Eine interessante Erfahrung waren auch die konkreten Definitionen von Begrifflichkeiten, mit denen der Technische Redakteur täglich zu tun hat, die vielen aber so nicht präsent waren. Was bezeichnet man tatsächlich als "Maschine"? Was ist im Detail unter "bestimmungsgemäßem Gebrauch" zu verstehen? Herr Kleiner versteht sich bestens darauf, selbst die trockensten EU-Richtlinien und CE-Kennzeichnungen unterhaltsam zu vermitteln.

"MS Word – professionelle Nutzung in der Technischen Dokumentation", war das Thema des dritten docuTALK-Seminars. Unter der Leitung von Dr. Matthias Hattemer, Mitbegründer und Geschäftsführer der dokay GmbH in Freiburg, ging es um Standardisierung und Optimierung des Workflows in MS Word. Dargestellt wurde nicht nur die professionelle Einrichtung und Verwaltung von Dokumenten, angefangen bei den Grundlagen des Layouts, Formatvorlagen und Dokumenten-Strukturen, sondern es wurden auch Features des Programms dargestellt, die der Profi in der Anwendung nicht braucht, die vernachlässigt werden können – und zum Teil auch sollten.

Dr. Hattemer ging in seinem Vortrag auf die Erstellung von Makros ein, behandelte noch einmal das Thema Modularisierung und nahm nicht zuletzt auch Word 2007 mit der Frage: "Was kann es besser?" für die Teilnehmer unter die Lupe. Es war kein geringer Teil des Auditoriums, der für sich feststellen musste, dass man davon ausgegangen war MS Word bestens zu kennen und zu beherrschen - und in diesem Seminar eines Besseren belehrt wurde. Auch an diesem Tag ernteten die Doku-Profis der global document solutions große Anerkennung für das neue Projekt docuTALK.

Mit dem vierten Vortrag "docuglobe Evaluierungsschulung – nur geschultes Testen macht wirklich Sinn", schloss sich der Reigen der ersten vier docuTALK-Seminare. Als Referent fungierte in diesem Beitrag der Geschäftsbereichsleiter der global document solutions, Ulrich Pelster, der seit den ersten Schritten maßgeblich an der Entwicklung der Redaktionsumgebung doculab, dem heutigen docuglobe, mitgearbeitet hat.

Herr Pelster präsentierte zunächst die Philosophie, die hinter docuglobe steckt, nämlich modularisierte Dokumente nach einem Stücklistenprinzip abzulegen und in übersichtlichen Baumstrukturen zu verwalten. Von dieser Grundlage der Prozess optimierten Technischen Dokumentation aus wurden dann die einzelnen Module von docuglobe beschrieben, die die Leistungsfähigkeit des Systems je nach individuellem Bedarf steigern. Von der Sprachverwaltung über die Fremdateienverwaltung, die Mandantenfähigkeit, die Versionierung und die Variablensteuerung, bis hin zur dAPI-Schnittstelle und html.

Die jeweils kompakte Einführung in die einzelnen Bereiche war den Teilnehmern eine hilfreiche Anregung um schließlich jeweils für den eigenen Bedarf den Sinn und die erforderlichen Leistungsmerkmale von docuglobe ausführlich zu testen. Für den größten Teil der Anwesenden ging es hierbei nicht vordergründig um diese spezielle Redaktionsumgebung, sondern schon grundsätzlich um die Vorteile eines professionellen Tools.

Auch dieser letzte docuTALK-Termin wurde mit breiter Zustimmung durchgeführt und bestärkte abschließend die Entscheidung der global document solutions diese Seminar-Reihe fest in ihr Dienstleistungs-Portfolio mit aufzunehmen. Entsprechende Termine werden auf der Homepage docuglobe.de bekannt gegeben.