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Technische Dokumentation besser mit dem Gesamtprozess verzahnen

Das Redaktionssystem als sinnvoller Bestandteil des ERP-Systems

gds-Geschäftsführer Ulrich Pelster
gds-Geschäftsführer Ulrich Pelster

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und somit des Product-Lifecycle-Managements schreitet in der deutschen Industrie stetig voran. Die Technische Dokumentation und das dazu genutzte Redaktionssystem bleiben hiervon allerdings oft unberührt. Viele ERP-Anwender sehen sie nicht einmal als festen Bestandteil des ERP-Systems an. Als Konsequenz bleibt die Chance ungenutzt, ein integriertes Wissensmanagement aufzubauen. Damit verschenken Unternehmen das Potenzial, unnötige Kosten und hohen Personaleinsatz zu senken. 

Die Technische Dokumentation von Geräten und Maschinen in Form von Betriebs- und Wartungsanleitungen besitzt einen festen Platz als begleitendes Element von Produkten. Fast jedes produzierende Unternehmen verfügt heute über eine eigene Fachabteilung mit Technischen Redakteuren und einem spezialisierten Redaktionssystem. Trotz wachsender Bedeutung handelt es sich bei diesen noch oft um abgeschottete Abteilungen und Insellösungen. Der Unternehmensbereich Technische Dokumentation ist damit unzureichend in den Gesamtprozess eingegliedert – das beginnt beim Vertrieb und endet bei der eigentlichen Produktion. Die kostspielige Folge: Termine lassen sich schlecht abstimmen, Dokumente sind nicht immer im gewünschten Maße verfügbar. Es entstehen vermeidbare Mehrkosten. Für effiziente Workflows ist es deswegen nötig, die Technische Dokumentation und das genutzte Redaktionssystem als festen Bestandteil im ERP- und PLM-System zu integrieren.

Die Technische Dokumentation im ERP-Kontext

Der Produktionsprozess in Unternehmen setzt sich im Wesentlichen aus der Prozesskette von Vertrieb, Konstruktion und Produktion zusammen. Hinzukommen flankierende Bereiche wie der Einkauf und die Disposition sowie die Fertigungssteuerung. Service und die Ersatzteilversorgung nehmen eine nachgelagerte Stellung ein. In der Regel bildet ein ERP-System alle genannten Unternehmensbausteine prozessseitig ab. Dafür müssen die relevanten Daten integriert oder zumindest angebunden sein. ERP-Systeme sind eines der besten Beispiele, wie einzelne Systemmodule bereichsübergreifend ineinander greifen und einen Gesamtprozess abbilden.

Infografik Technische Dokumentation mit ERP-Systemverzahnen

Welche Rolle spielen in diesem Zusammenhang die Technische Dokumentation und das Redaktionssystem? Und wie lassen sich beide in den Gesamtablauf einbinden? Welche definierten Schnittstellen zu SAP & Co. eignen sich? Oft scheitern die Unternehmen daran, diese Fragen zu beantworten. Das führt dazu, dass sie ihr Redaktionssystem nicht in die genutzte ERP-Lösung integrieren und die Technische Dokumentation mit deutlichem Mehraufwand produzieren.

Technische Dokumentation nicht integriert: Viele Nachteile

Wenn die Technische Dokumentation und das Redaktionssystem nicht ERP-integriert sind, behelfen sich die Redakteure mit einfachen Mitteln: Die Recherche von Produktdaten erfolgt im weitesten Sinne "auf Zuruf". Statt standardisierter und überprüfbarer Workflows sammeln die Mitarbeiter die nötigen Daten auf direktem Wege ein – sei es per Mail oder im persönlichen Gespräch. Das hat negative Folgen: Die Zuverlässigkeit und Qualität der Informationen sinkt. Da eine Technische Dokumentation gesetzlich vorgeschrieben ist, erscheint das umso fahrlässiger.

Ein weiteres Problem für die Technische Dokumentation im ERP-Kontext ist die häufig dateibasierte Verwaltung ohne eine direkte, systemgestützte Verknüpfung zu Produkten und Aufträgen. Vielerorts bilden Unternehmen die fehlenden Verknüpfungen über Zuordnungslisten ab. Diese setzen für eine erfolgreiche Recherche allerdings meist personengebundenes Fachwissen voraussetzt. Dies führt zu wiederholten Störungen des entsprechenden Fachpersonals, da die Kollegen aus der Dokumentationsabteilung in aller Regel nachfragen müssen.

Ziele für die integrierte Technische Dokumentation

Die Zielsetzung einer gelungenen ERP-Integration von Technischer Dokumentation und Redaktionssystem ist unter diesen Aspekten eindeutig. Sie ermöglicht es, dass

  • Technische Redakteure ihre Aufträge direkt im ERP-System erhalten,
  • sie die Informationssuche im ERP-System durchführen,
  • dort die fertiggestellten Publikationen verwalten und
  • es keinen unnötigen Mehraufwand in Form von Medienbrüchen gibt.

Die Technische Dokumentation mit ERP-Systemen integrieren

Ein Beispiel: Der Vertrieb eines Unternehmens definiert einen Kundenauftrag. Dafür legt er fest, welche Ausstattung das verkaufte Produkt haben wird (beispielsweise über eine Produktklassifikation innerhalb des Materialstamms). Der Vertrieb bestimmt die relevanten Aspekte für die spätere Technische Dokumentation wie beispielsweise die Sprache und die Publikationsformen der benötigten Dokumente.

Für mehr Effizienz sollten die Produkte über einen Dokumentenstatus verfügen. Dieser zeigt an, ob ein Produkt über eine fertige Technische Dokumentation verfügt. Ebenso gibt der Status an, in welchen Sprachen die Dokumentation vorliegt. Somit sieht der Vertrieb beim Verkauf eines Produkts sofort, ob er der Fachabteilung einen Auftrag erteilen muss. In einem solchen Fall definiert der Vertrieb einen entsprechenden Status. Dieser Ablauf schärft beim Vertriebsprozess das Bewusstsein für die Technische Dokumentation. Das ist ein entscheidender Vorteil, da die Mitarbeiter des Unternehmens am Anfangspunkt des PLM-Zyklus die Weichen für effiziente Workflows legen.

Auf Basis des Auftrags- und Produktstatus sind die Technischen Redakteure in der Lage, Arbeitsvorratslisten systemgestützt zu erzeugen. Anhand dieser Listen erstellen sie aufgrund der Auftrags- und Produktklassifizierung äußerst komfortabel eine produktbegleitende Technische Dokumentation. Gleichzeitig beginnen die Redakteure mit der Auftrags- und Produktdefinition, um den Auftrag konstruktiv und produktionsseitig abzuwickeln.

Die fertiggestellte Technische Dokumentation lässt sich in SAP beispielsweise als Dokumenteninfosatz (DIS) anlegen und in einem sogenannten Neutralformat (zum Beispiel PDF) zum Datensatz hinterlegen. Somit können Redakteure die Dokumentation direkt aus dem Dokumenteninfosatz aufrufen. Im nächsten Schritt erfolgt die Verknüpfung von Stammdatensatz und Produkt. SAP ermöglicht direkte Objektverknüpfungen eines DIS zu Materialien, Aufträgen oder weiteren DIS. Sind die Objektverknüpfungen definiert, setzt die Fachabteilung den Auftrags- und Produktstatus auf "fertig".

Redaktionssystem trifft ERP: Vorteile der Integration

Als Lohn dieses systematisierten Vorgehens profitiert die Technische Dokumentation von ERP-gestützten Informationen. Diese sind mit sämtlichen Auftrags-, Kunden- und Produktinformationen vernetzt. Hinzukommen für die Dokumentation relevante Elemente wie:

  • Betriebsanleitungen
  • Wartungsanleitungen
  • Ersatzteilkataloge
  • Stromlaufpläne
  • Aufstellungspläne
  • Anlagenschemen

Bei der Vorbereitung eines Versands von fertiggestellten Produkten, erstellen die Redakteure komfortabel per Knopfdruck mit dem Redaktionssystem die nötige Technische Dokumentation. Das geschieht schnell und effizient anhand der systemgestützten Informationen. Medienbrüche und andere Zeitfresser gehören damit der Vergangenheit an.

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