Technische Dokumentation wird mobil

Electronic Content Delivery gehört die Zukunft

In den vergangenen Jahren lag für die Technische Dokumentation der Fokus auf der Verbesserung von Qualität und Produktivität in der Technischen Redaktion und bei der Fachübersetzung. Angesichts immer komplexerer Produkte rückt heute der Nutzungskontext stärker in den Blickpunkt. Dabei nimmt Electronic Content Delivery einen zentralen Platz ein, denn: Es geht bei der elektronischen Informationsbereitstellung nicht nur um die Transformation hin zu einem neuen, rein digitalen Medium. Vielmehr ergibt sich ein grundsätzlich anderes Nutzungsverhalten für die Technische Dokumentation.

Informationen sollen Wissen vermitteln. Soweit so gut. Doch die Art der Informationsträger ist vielfältig. Texte, Dokumente, Bilder und Videos setzen jeweils ein ganz anderes Nutzerverhalten voraus und zeichnen sich durch unterschiedliche Vor- und Nachteile aus. Eines haben sie jedoch alle gemeinsam: Informationen unterstützen den Geschäftsprozess nur dann, wenn sie korrekt und aktuell sind und der Anwender sie schnell findet und versteht. Informationen auf dem Trägermedium Papier erfüllen diese Anforderungen nur bedingt. Gerade die Technische Dokumentation bringt das Papier mit wachsender Produktkomplexität, -vielfalt und zunehmendem Variantenreichtum an seine Grenzen. Ein analoges Inhalts- oder Stichwortverzeichnis reicht heute für den Nutzer einer Betriebsanleitung nicht mehr aus. Der Technische Redakteur darf nicht mehr länger nur dem Redaktionszyklus Beachtung schenken. Vielmehr muss er seine Arbeit auf den Nutzerzyklus auszuweiten. Dabei hilft ein modernes Redaktionssystem.

Technische Dokumentation mit individuellen Informationen optimieren

Mit Electronic Content Delivery lassen sich für eine optimierte Technische Dokumentation die Grenzen des Papiers überwinden. Dies gelingt allerdings nur, wenn die Informationen auf geeignete Weise aufbereitet werden. Zentrale Konzepte sind hierbei:

  • Modularisierung der Technischen Dokumentation

    Statt ganzer – und damit abgeschotteter – Dokumente sollte das Redaktionssystem Informationseinheiten mit einzelnen Themen (Topics) verwalten können. Denn: Nutzer agieren problemorientiert und suchen eine Lösung, die möglichst direkt zum Ziel führt. Informationen in PDF-Dokumenten sind hierfür ungeeignet.

  • Klassifikation der Informationen

    Nutzer möchten Informationen zielgerecht suchen. Deswegen eignen sich nach verschiedenen Kriterien klassifizierte Topics. Beispiele: Klassifikationen nach Produktkomponenten, nach Nutzergruppen, nach Produktlebenszyklen, nach Informationsarten.

  • Konfigurations- und Variantenmanagement im Redaktionssystem

    Das Redaktionssystem weist Produktvarianten und -konfigurationen feingranuliert in der Dokumentation aus, damit Nutzer bei einer Suchanfrage nur die relevanten Informationen erhalten.

Technische Dokumentation individualisiert – Praxisbeispiele

Ein Ovidius-Kunde ist Sportwagenhersteller und stellt seinen Vertragswerkstätten Reparatur- und Wartungsinformationen sowie Ersatzteilkataloge zur Verfügung. Obwohl es Fahrzeugserien gibt, kann er jedes Fahrzeug stark individualisieren. Sowohl die Technische Dokumentation als auch der zugehörige Produktkatalog sollen nur die relevanten Informationen pro Wagen darstellen. Der Mechaniker kann dafür eine VIN (Vehicle Identification Number) eingeben und sieht nur die auf dieses Fahrzeug zutreffenden Informationen. Dem System ist die konkrete Konfiguration jedes durch eine VIN identifizierbaren Fahrzeuges bekannt.

Die Lösung steht ausschließlich online zur Verfügung, da der Hersteller nicht möchte, dass veraltete Informationen in Umlauf sind. Der Inhalt ist dadurch hochmodular. Textuelle Informationen, technische Daten (Arbeitswerte, Drehmomente, Ersatzteile, Verbrauchsmaterialien) und visuelle Informationen sind eng integriert. Durch die rein digitale Informationsverwaltung können Anwender alle relevanten Informationen individualisiert und zielgerichtet abrufen.

Ein weiteres Beispiel: Ein Kranhersteller möchte seine Reparatur- und Wartungsanleitungen inklusive Ersatzteilkatalog sowohl online (zur Recherche) als auch offline (zur Nutzung vor Ort durch Servicetechniker und Kunden) zur Verfügung stellen. Online- und Offline-Informationen müssen up to date und identisch sein. Da die Technische Dokumentation aller Krane des Herstellers zusammengefasst ein sehr großes Volumen aufweist, muss der Servicetechniker in der Lage sein, für jeden Auftrag online die relevante Dokumentation zusammenzustellen und zur Offline-Nutzung herunterzuladen. Durch die Offline-Nutzung kann der Techniker auch in Bereichen agieren, in denen keine Internetverbindung besteht – er hat dennoch alle relevanten Informationen in aktueller Form zur Verfügung.

Die Vorteile von Electronic Content Delivery für die Technische Dokumentation

Die beiden Beispiele weisen zahlreiche Gemeinsamkeiten auf. Electronic Content Delivery verkürzt die Time-To-Market- oder Time-To-Use-Phase erheblich. Dies ist besonders für Bereiche wichtig, in denen kritische Informationen zeitnah bereitstehen müssen wie etwa technische und sicherheitsrelevante Informationen bei Fluggesellschaften. Durch den Wegfall von Satz, Druck und Versand entfallen zudem erhebliche Kosten.

Darüber hinaus eignet sich dieselbe Informationsbasis für unterschiedliche Zielgruppen: Interne Mitarbeiter prüfen beispielsweise Vorabpublikationen (webbasiert) und kommentieren diese. Endbenutzer profitieren von produktspezifisch zugeschnittenen Informationen. Techniker greifen hingegen auf den kompletten Informationspool zu, den sie spezifisch filtern. Vertriebsmitarbeiter konfigurieren für den Kunden das Produkt und damit gleichzeitig auch die Technische Dokumentation: Insbesondere bei komplexen und stark konfigurierbaren Investitionsgütern kann sich also ein modernes Redaktionssystem vertriebsunterstützend auswirken.

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